Art. 10 - Riscontro all interessato

Inoltre, il comma 3 dell'art. 10 chiarisce che si applica anche in caso di esercizio del diritto d'accesso la particolare garanzia prevista per l'interessato in caso di riscontro di una richiesta effettuata in ambito sanitario e riguardante dati idonei a rivelare la salute (art. 84, in base al quale tali dati possono essere resi noti solo tramite un medico designato dall'interessato o dal titolare). La norma chiarisce implicitamente che tale cautela non si applica quando la richiesta non è rivolta ad un organismo sanitario, ma ad un altro soggetto pubblico o privato.

a cura degli specialisti di GBsoftware

Commento
Il comma 1 prescrive ai titolari del trattamento la preventiva adozione di idonee misure, finalizzate ad agevolare l'esercizio del diritto ai accesso da parte dei soggetti interessati, che consentano di semplificare le modalità e di ridurre i tempi di riscontro al richiedente. A tale riguardo, occorre in ogni caso rispettare quanto prescrive l'articolo 146, per cui: a) il riscontro alla richiesta, da parte del titolare o del responsabile, deve essere in generale fornito entro quindici giorni dal suo ricevimento; b) nel caso in cui le operazioni necessarie per un integrale riscontro alla richiesta, sono di particolare complessità, ovvero ricorre altro giustificato motivo, invece, il titolare può informare di tali circostanze l'interessato, entro quindici giorni dal ricevimento della richiesta, guadagnando ulteriori quindici giorni di tempo per dare ad essa riscontro (che, in ogni caso, deve quindi essere dato entro 30 giorni dalla richiesta).
Tale prescrizione è rafforzata dal comma 1 dell'articolo 146, il quale stabilisce che, dopo che sono decorsi i termini sopra indicati, senza avere ricevuto risposta, l'interessato può presentare ricorso al Garante, per fare valere i propri diritti.
La normativa, nel suggerire a coloro che trattano i dati di dotarsi di appositi programmi per elaboratori, per rispondere in modo efficiente alle richieste di accesso ai dati, prevede che coloro che trattano i dati debbano porsi in condizione di effettuare un'accurata selezione dei dati, che riguardano i singoli interessati, non solo se tali soggetti sono direttamente identificati , in base alle informazioni in possesso di chi tratta i dati, ma anche se essi sono identificabili elaborando tali informazioni, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione.
Altro suggerimento della normativa, finalizzato a semplificare le modalità di accesso ed a ridurre i tempi di riscontro del richiedente, è di costituire un'unità organizzativa che si occupi di tale compito, anche nell'ambito di uffici o servizi preposti alle relazioni con il pubblico, ove esistenti.
E' inoltre opportuno procedere alla nomina di almeno un responsabile per i diritti dei soggetti interessati , affidandogli il compito di coordinare l'organizzazione in modo tale, da rendere efficiente il servizio, e di soddisfare nei modi prescritti le richieste avanzate dagli interessati.
Il comma 3 dell'articolo 10 prevede innanzitutto che, salvo che la richiesta sia riferita ad un particolare trattamento o a specifici dati personali o categorie di dati personali, il riscontro all'interessato deve comprendere tutti i dati personali che lo riguardano, comunque essi siano trattati dal titolare.
Come precisato dal comma 2 dell'articolo in commento, la modalità più idonea, per fornire i dati all'interessato, consiste nella loro estrazione , a cura del responsabile o degli incaricati, e nella successiva comunicazione dell'estratto al richiedente, che può avvenire anche oralmente, ovvero con prospettazione mediante mezzi elettronici o comunque automatizzati.
Se vi è richiesta, da parte dell'interessato, si deve provvedere alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico, ovvero alla loro trasmissione per via telematica: come precisato dal Garante, in questo caso, è lasciata libertà a chi tratta i dati di decidere come organizzare la trasposizione, per cui il soggetto interessato non può esigere che essi vengano elaborati secondo criteri da egli stesso fissati.
Le informazioni devono essere rese in modo tale, da rendere agevole la loro comprensione : si dovrà quindi provvedere a mettere in chiaro i dati personali cifrati.
Si dovranno inoltre rendere in forma intelligibile i dati di difficile comprensione, ad esempio perché annotati con scrittura indecifrabile.
Il comma 5, di nuova introduzione, precisa che il diritto di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati non riguarda dati personali relativi a terzi: chi effettua il trattamento dovrà quindi prendersi cura di omettere gli stessi, eccezion fatta per i casi in cui la scomposizione dei dati trattati, o la privazione di alcuni elementi, renda incomprensibili i dati personali relativi all'interessato. Stranamente, non viene precisato che, in questa ultima ipotesi, l'interessato ha il diritto di ottenere le informazioni solo se il suo diritto è di rango pari a quello del terzo, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale ed inviolabile.
Di norma vanno quindi fornite solo le informazioni , non i documenti di cui queste sono parte, o i supporti in cui esse sono contenute. Tale regola vale nell'interesse di entrambe le parti: a) in quello di chi tratta i dati ; b) in quello del soggetto interessato.
Nei soli casi in cui risulti particolarmente difficoltosa l'estrazione dei dati dai documenti, e la loro trasposizione su supporto cartaceo o informatico, il soggetto che tratta i dati può consegnare all'interessato una copia dei supporti in cui essi sono contenuti , a condizione che la consultazione di tale copia consenta ugualmente un'agevole comprensione dei dati personali richiesti, considerata anche la qualità e quantità delle informazioni: ad esempio, si potrà consegnare all'interessato una fotocopia della sua scheda di valutazione , purché sia intelligibile.
D'altra parte, l'interessato non può pretendere di ottenere una copia, se i dati personali possono essergli comunicati in modo esaustivo con il procedimento di estrazione.
I commi da 7 a 10 prevedono infine che, in relazione all'esercizio di accesso, il titolare possa richiedere al soggetto interessato un contributo spese , la cui entità viene definita dal Garante, solo nei seguenti casi : a) sempre e comunque, qualora non risulti confermata l'esistenza di dati personali che riguardano l'interessato; b) nella precedente versione della norma, qualora fosse stata confermata l'esistenza di dati personali , il soggetto interessato avrebbe invece avuto sempre il diritto di ottenerli gratuitamente , anche nei casi in cui i dati dovevano essere forniti su un supporto costoso.
La nuova disposizione, introdotta nel comma 8, stabilisce in modo innovativo che il Garante può prevedere che il titolare possa richiedere un contributo, quando i dati personali figurano su uno speciale supporto, del quale l'interessato richieda specificamente la riproduzione.
Innovativa è, infine, la previsione per cui il Garante può prevedere che il contributo possa essere richiesto anche quando, presso uno o più titolari, si determini un notevole impiego di mezzi, in relazione alla complessità o all'entità delle richieste.
Il comma 9, nello stabilire quando debba essere corrisposto il contributo (ove possibile, all'atto della ricezione del riscontro e, comunque, non oltre quindici giorni da tale momento), esclude implicitamente che esso possa essere richiesto dal titolare in anticipo, rispetto a tale momento (ad esempio, non appena riceve la richiesta di accesso).