Art. 13 - Informativa

Relazione
Nell'art. 13, comma 1, che riguarda l'informativa all'interessato, il diritto di quest'ultimo di venire a conoscenza dell'ambito di comunicazione dei dati che lo riguardano è conformato alla "nuova" definizione di comunicazione di cui si è detto sopra (art. 13, comma 1, lett. d)) e sono chiarite, per dirimere ogni eventuale altro dubbio interpretativo, le modalità con le quali deve essere indicato il responsabile del trattamento, ove designato (art. 13, comma 1, lett. f)). Inoltre, si prevede che il Garante possa individuare modalità semplificate per l'informativa all'interessato, in particolare quando essa è resa da call-center. Tale previsione tiene conto dell'avvertita esigenza di assicurare, in maniera agevole, il rispetto dell'obbligo di fornire l'informativa anche per trattamenti in cui il contatto diretto con l'interessato non vede quest'ultimo fisicamente presente.

Al comma 4, in attuazione di una specifica previsione della direttiva europea n. 95/46, si è previsto che, quando l'informativa riguarda dati non raccolti presso l'interessato, essa deve contenere anche le "categorie di dati trattati" (art. 11, par. 1, lett. c), dir. 95/46/CE).

a cura degli specialisti di GBsoftware

Commento
L’informativa è un mezzo attraverso il quale si realizza la trasparenza del trattamento, è un adempimento propedeutico a tutte le operazioni dei dati personali del soggetto interessato che si intende porre in essere, può essere resa sia oralmente che per iscritto.
L’interessato ha diritto di sapere una serie di informazioni che riguardano il titolare del trattamento e la sua organizzazione, il trattamento dei dati, i diritti goduti nella qualità di interessato.
Sostanzialmente, la normativa privacy richiede che il titolare del trattamento debba descrivere all’interessato, sempre in via preventiva, che tipo di operazioni intende effettuare con i dati da lui posseduti.
Il soggetto interessato, ovviamente, può scegliere di accettare l’impiego dei propri dati per gli scopi esplicitamente segnalati, oppure può non acconsentire al trattamento.
In questo caso, devono essere fornite anche le specificazioni circa le conseguenze del rifiuto. L’informativa deve evidenziare esplicitamente per quale motivazione ed in quale modo saranno utilizzati i dati raccolti.
Pur non essendo esplicitamente nominato nella Legge, l’informazione deve essere fornita in modo chiaro e facilmente comprensibile, anche nell’ipotesi in cui il soggetto interessato sia già a conoscenza del tipo di trattamento che verrà effettuato. Sia le finalità che le modalità del trattamento dei dati devono essere riportate in maniera dettagliata, in quanto non sono sufficienti le indicazioni generali.
L’informativa può essere resa ad un soggetto diverso dall’interessato, quando dallo stesso si vogliono raccogliere dati personali sul conto di un’altra persona. L’articolo 13 prevede che, in tale caso, si debba previamente informare la persona presso la quale si raccolgono i dati.
L’obbligo non sussiste qualora la persona sia un semplice tramite per mettere a disposizione informazioni che, in base a leggi o regolamenti, sono conoscibili da chiunque, ovvero da una determinata tipologia di richiedenti.
In questi casi il richiedente non sarà tenuto a rilasciare una informativa privacy, ma semplicemente le informazioni ed attestazioni che la stessa legge o il regolamento prevedono che debbano essere fornite.
L’interessato deve essere informato relativamente ai soggetti cui potranno essere comunicati i dati personali e che possono venire a conoscenza dei dati personali, poiché rivestono la qualità di responsabili o incaricati del trattamento. L’ambito di diffusione dei dati deve essere indicato in modo chiaro e specifico, facendo riferimento esplicitamente agli estremi identificativi dei soggetti che potranno utilizzare i dati e, inoltre, dovranno essere indicati dettagliatamente anche i fini per i quali i dati sono stati raccolti.
L’informativa al soggetto interessato deve essere resa sia nel caso in cui si intenda raccogliere dallo stesso alcuni suoi dati personali, che nel caso in cui, avendo già a disposizione i dati dell’interessato, si intenda effettuare una diversa operazione di trattamento.
E’ sufficiente che l’informativa sia resa all’interessato una sola volta, a meno che non vari un elemento essenziale della stessa.
Il soggetto interessato dovrebbe essere informato anche dell’eventuale cessazione del trattamento dei suoi dati, in occasione della loro cancellazione o distruzione, nel caso in cui nell’informativa originaria non siano state date indicazioni in merito alle modalità ed alla tempistica con cui sarebbero avvenute queste operazioni.
In questo caso, infatti, muterebbero le finalità e modalità di trattamento dei dati, rispetto a quelle che erano state prospettate nell’informativa originariamente fornita al soggetto.
Dato l’onere che comporterebbe il verificarsi di una situazione del genere, in generale, si tende a ritenere che, tranne in casi particolari, tale adempimento possa essere convenientemente omesso.
In molti casi non è facile comprendere se la persona dalla quale si stano raccogliendo i dati personali possa essere considerata il soggetto interessato, ovvero un soggetto terzo: se la risposta fosse questa seconda, la norma imporrebbe di fornire una seconda informativa al soggetto interessato, oltre a quella resa al soggetto da cui si raccolgono i dati.
È sbagliato considerare l’informativa un inutile adempimento, anche perché essa, come detto, è il primo elemento con cui ci si presenta ai soggetti con cui si viene in contatto.
Il soggetto interessato deve sapere correttamente il motivo per cui il titolare intende trattare i suoi dati. In ragione di ciò, l’informativa non può quindi rivestire natura meramente esemplificativa, attraverso la indicazione di formule generiche, ma si devono invece riportare in essa le finalità specificamente perseguite.

Il punto d) del comma 1 dell’articolo 13, precisa che nell’informativa si deve chiarire quali siano i soggetti, o le categorie di soggetti, ai quali i dati possono essere comunicati e l’ambito di diffusione dei dati. Relativamente ai casi di comunicazione, il Garante ha in passato chiarito che l'informativa non può essere generica, ma deve contenere una precisa individuazione, quanto meno, delle categorie dei soggetti ai quali i dati sono destinati, non essendo sufficiente il riferimento ad elenchi esterni all'informativa stessa, poiché, in quanto mutevoli, non consentono una effettiva e completa conoscenza da parte degli interessati. Per la diffusione è invece necessario indicare il suo ambito di destinazione, ovvero il mezzo di diffusione che verrà utilizzato.
Nell’informativa, inoltre, si deve chiaramente specificare se il conferimento dei dati sia obbligatorio o facoltativo.
Con il termine obbligatorio, si intende l’individuazione dell’esistenza o meno di disposizioni normative che richiedano l’espletamento dell’adempimento informativa.
Un’altra delle informazioni necessarie è rappresentata dagli estremi identificativi dei soggetti preposti alla tutela della privacy.
E’ infatti previsto che siano indicati i dati del titolare del trattamento e, se nominati, del rappresentante nel territorio dello Stato e del responsabile.
Nel caso in cui il responsabile appartenga all’organizzazione del titolare, sarà sufficiente indicare la funzione aziendale incaricata del compito, precisando il nome della persona fisica che occupa il ruolo, nel momento in cui è resa l’informativa.
Nel caso in cui il titolare del trattamento abbia nominato più responsabili, nell’informativa è sufficiente nominarne almeno uno.
Inoltre, deve essere riportato anche il sito della rete di comunicazione oppure le modalità attraverso cui è consultabile l’elenco aggiornato dei responsabili. Ai sensi dell’articolo 161, nel caso si riscontrino violazioni inerenti l’informativa, sono previste sanzioni che variano a seconda del tipo di dato in relazione al quale la violazione è stata commessa.