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08 11 2007 - Edizione delle 16:00 | |
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| Risoluzione n. 318/E del 7 novembre 2007 |
Fatture d’acquisto. Gli adempimenti in “cifre” |
| La validità della registrazione non è vincolata alla coincidenza fra il numero di protocollo e il progressivo Iva, apposti sul documento |
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L’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili possono essere assicurate anche quando non ci sia perfetta coincidenza tra il “numero di protocollo” di corrispondenza, attribuito al documento all’atto della sua ricezione, e il “numero progressivo Iva” assegnato al documento medesimo all’atto della registrazione nel registro degli acquisti. Questo, purché sia adottata una particolare procedura che offra le medesime garanzie di trasparenza dell’operazione.
Con la risoluzione n. 318/E del 7 novembre, l’agenzia delle Entrate è tornata ad affrontare il problema dell’annotazione dei documenti di acquisto e, in particolare, della necessità di conciliare il rispetto delle disposizioni di cui all’articolo 25 del Dpr 633/1972 – che dispone l’obbligo di numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e servizi acquistati e di annotarle in apposito registro prima di esercitare il diritto alla detrazione – con l’evoluzione dei servizi e della tecnologia, che consentono alle imprese di esternalizzare determinati obblighi aziendali (servizi in outsourcing) e, soprattutto, di avvalersi di strumenti informatici per il loro realizzo.
Nel caso di specie, una società aveva chiesto di confermare la correttezza di una particolare procedura da utilizzare per la ricezione, registrazione e conservazione dei documenti di acquisto; procedura che, peraltro, non sarebbe stata adottata direttamente ma affidata, insieme ad altre società del gruppo cui appartiene, in outsourcing a una società terza.
In realtà, la procedura prospettata è molto simile a un’altra già autorizzata con un precedente documento di prassi (la risoluzione 153/E/2000), fatta eccezione per alcuni elementi nuovi che di seguito si illustrano.
In particolare, la procedura prospettata dall’istante può riassumersi nello schema di seguito riportato.
Ciascuna società invia la propria corrispondenza in entrata (fatture di acquisto e altri documenti) alla società terza per il servizio in outsourcing.
La società di outsourcing acquisisce tramite apparecchiature elettroniche (scanner), sottoforma di immagini, i documenti ricevuti, numerandoli con un “protocollo di arrivo”, formato da serie alfanumeriche distinte e univoche per ciascuna bobina impiegata negli scanner, senza distinguere la società destinataria; il “protocollo di arrivo” assegnato ai documenti delle società italiane del gruppo (SKAABnnnnnnnnnn) è tradotto in codice a barre (BARCODE) al fine di consentirne la lettura ottica.
La società di outsourcing elabora ai fini contabili le sole fatture dei fornitori, senza tener conto degli altri documenti di corrispondenza, le annota nei registri Iva acquisti delle singole società, numerando progressivamente con un “protocollo progressivo Iva” ciascuna annotazione ai sensi dell’articolo 25 del Dpr 633/1972 e riporta, infine, sui registri Iva acquisti anche il numero progressivo del “protocollo di arrivo”, apposto sull’originale delle fatture e attribuito all’atto della ricezione e scansione.
La società di outsourcing istituisce, infine, anche il "Registro dei protocolli", dove annota i "protocolli di arrivo" di ogni documento, cui abbina il numero di "protocollo progressivo Iva" alla società destinataria del documento.
Dallo schema sopra illustrato si evince, pertanto, che, sebbene sull’immagine della fattura è riscontrabile il solo numero del “protocollo di arrivo” (BARCODE), lo stesso viene, comunque, annotato sia nel “registro dei protocolli” sia nel registro “Iva acquisti” delle singole società del gruppo e associato al numero di “protocollo progressivo Iva”, attribuito in fase di annotazione.
In altre parole, la procedura, così come strutturata, creando una correlazione univoca tra i due numeri, consente di risalire al documento di acquisto sia tramite una ricerca dal “registro Iva degli acquisiti” che dal “registro dei protocolli” di arrivo, e assicura, in rispondenza alle disposizioni contenute negli articoli 25 e 39 del Dpr 633/1972, sia l’ordinata rilevazione del documento di acquisto sia l’univocità dell’annotazione nei registri contabili.
In conclusione, con la risoluzione n. 318/E è stato nuovamente ribadito che la normativa attualmente in vigore in materia di registrazione delle fatture di acquisto non richiede necessariamente la perfetta coincidenza tra i due numeri (“protocollo di arrivo” e “numero progressivo Iva”) apposti sul documento medesimo, ma solo che sia assicurata la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ricevuto e quelli registrati nei menzionati registri; garanzia che, il sistema prospettato, sembra, in ogni caso, offrire.
Si osserva, infine, che la novità rispetto alla procedura analoga già illustrata nei precedenti documenti di prassi consiste nel riconoscere la possibilità di apporre fisicamente sul documento solo il “protocollo di arrivo” e non anche il “numero progressivo Iva”, dato che per la registrazione Iva viene utilizzata solo l’immagine smaterializzata, mentre il documento cartaceo è conservato fisicamente nell’archivio senza essere più movimentato.
Tale soluzione, peraltro, è in linea con i chiarimenti già forniti dall’Agenzia in ordine alla fatturazione elettronica (circolare 45/E/2005) e, in particolare, alla registrazione delle fatture di acquisto elettroniche. In tale occasione, infatti, era stato precisato che "Così come le fatture di vendita elettroniche, anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su idoneo supporto informatico. In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante la “staticità ed immodificabilità” del documento elettronico, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro IVA", dal quale dovranno risultare "la data della fattura, il numero progressivo, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente o del prestatore (o il nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti), l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta” (paragrafo 2.7.2.)".
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| Cristina Lami | |
