GBsoftware - Contabilita'

Contabilità

Guida all'uso

1 Piano dei conti/Causali

2 Saldi di Bilancio

3 Clienti/Fornitori/Percipienti

10 Libri obbligatori

11 Bilancio e Gestioni collegate

12 Regimi Speciali Iva

6. Fatture - 6.3 Fatturazione

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Fatturazione Elettronica

Fatturazione Elettronica

1. Introduzione

1.1 Campo di Applicazione

1.1.1 Soggetti Interessati

1.1.2 Soggetti non Interessati

1.2 Caratteristiche

1.3 Il Sistema di Interscambio

2. Operazioni preliminari

2.1 Abilitazione Fattura Elettronica

2.1.1 Pubblica Amministrazione

2.1.2 Azienda Privata B2B

2.1.3 Selezione Intermediario

2.2 Segnalazione del soggetto idoneo per Fattura Elettronica

2.3 Sezione Fatturazione Elettronica in “Elenco Fatture”

2.4 Creazione Fattura

2.4.1 Numerazione della fattura Elettronica

2.4.2 Eliminazione della numerazione personalizzata

2.4.3 Predisposizione dell’Intermediario per l’invio del file XML

2.5 Fasi della Fatturazione Elettronica in Elenco Fatture

2.5.2 Da Completare

2.5.4 Creato e Storicizzato XML

3. La maschera Fatturazione Elettronica GB

3.1 Struttura della maschera

3.2 Istruzioni generali di compilazione

4. Intestazione

4.1 Dati Trasmissione

4.2 Cedente Prestatore

4.2.1 Dati Anagrafici

4.2.3 Stabile organizzazione

4.2.4 Iscrizione REA

4.2.6 Riferimento amministrazione

4.3 Rappresentante Fiscale

4.4 Cessionario Committente

4.4.1 Anagrafica

4.4.3 Stabile organizzazione

4.4.4 Rappresentante fiscale

4.5 Terzo Intermediario o Soggetto Emittente

4.6 Soggetto Emittente

5.1 Dati Generali

5.1.1 Dati Generali Documento

5.1.2 Dati Cassa Previdenziale

5.1.3 Sconto/Maggiorazione

5.1.4 Altri Dati

5.2 Dati Documenti Correlati

5.2.1 Ordine Acquisto

5.2.2 Contratto

5.2.3 Convenzione

5.2.4 Ricezione

5.2.5 Fatture Collegate

5.2.7 Fattura Principale

5.3 Dati del trasporto

5.3.1 Dati vettore

5.3.2 Altri Dati

5.4 Dati Beni e Servizi

5.4.1 Dettaglio Linee

5.4.2 Dati riepilogo

5.5 Dati Pagamento

5.6 Allegati

6. Segnalazioni

8. Invio tramite Console Fatturazione (modulo aggiuntivo)

8.1 Creazione del File XML

8.2 Verifica inserimento Intermediario

8.3 Invio del File XML alla Console Fatturazione

8.3.1 Invio nella Console di file xml prodotti esternamente

8.4 Console Fatturazione

8.4.1 Struttura

8.4.1.1 Fatture PA e Fatture PR emesse
8.4.1.2 Fatture PR Ricevute

8.5 Selezione/Firma della fattura

8.5.1 Selezione del File Firmato

8.6 Controllo del File

8.6.1 Destoricizzazione della fattura elettronica NON inviata

8.7 Invio del File

8.7.1 Destoricizzazione della fattura elettronica Inviata

PASSAGGI PER LA RICEZIONE DEL FILE

8.8 Notifica Ricezione Fattura

8.9 Controllo Fattura Elettronica Ricevuta

8.10 Scarico Ricevuta/Notifica

8.11 Registrazione in Prima Nota

8.12 Conservazione Sostitutiva

8.13 Operazioni Multiple

8.14 Riepilogo Invii

1. Introduzione

Il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013, ha fissato la decorrenza degli obblighi di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione ai sensi della Legge 244/2007, art. 1 commi da 209 a 214. E’ per questo che Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a questa data, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.
La stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, anche ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali.

Dal 01 gennaio 2017, cosi come previsto dal Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015, è stata data facoltà ad imprese, artigiani e professionisti la possibilità di trasmettere e ricevere telematicamente le operazioni IVA tramite fattura elettronica (Business to business o B2B). Tale facoltà, in seguito alla Legge di Bilancio 2018, diventerà obbligo a partire da Luglio 2018 per operazioni inerenti il commercio dei carburanti e la filiera del subappalto negli appalti pubblici e dal 01 Gennaio 2019 l’obbligo verrà esteso a tutti i soggetti IVA.

1.1 Campo di Applicazione

1.1.1 Soggetti interessati

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:

- gli operatori economici (aziende B2B), cioè i fornitori di beni e servizi, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge.

- le Pubbliche Amministrazioni, che devono eseguire una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica;

- gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

- i consumatori finali (Business to Consumer o B2c), ovvero tutti coloro che non effettuano acquisti ai fini d’attività d’impresa. In questo caso si dovrà mettere a disposizione del cliente finale una copia della fattura in formato elettronica oppure analogico, fatto salva la rinuncia da parte del consumatore a ricevere copia della stessa. I servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate metteranno comunque a disposizione le fatture nei confronti di tali soggetti

1.1.2 Soggetti non interessati

- aderenti al regime fiscale forfetario per i contribuenti minori (legge 190/2014)

- aderenti al regime dei minimi (Dl 98/2011 per imprenditoria giovanile e lavoratori in mobilità)

- soggetti non stabiliti nel territorio italiano, nel caso di cessione o acquisto di beni e/o servizi

1.2 Caratteristiche

il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language) in base al formato della fattura PA e B2B che è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio;
l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
la trasmissione è vincolata per le Pubbliche Amministrazioni alla presenza del codice identificativo univoco (di sei caratteri) dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Per le Aziende Private si fa invece riferimento a un Codice Destinatario di sette caratteri assegnato dal Sdi ai soggetti che hanno accreditato un canale o in alternativa è previsto l’uso del codice destinatario standard ‘0000000’, indicando eventualmente anche la casella PEC ove sarà ricevuta la fattura elettronica.

1.3 Il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di:

ricevere le fatture sotto formadi file con le caratteristiche della Fattura PA/B2b;
effettuare controlli sui file ricevuti;
inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie/Soggetti privati destinatari (B2B e (B2C);

Il Sistema di Interscambio non svolge alcun ruolo amministrativo.

Per informazioni, documenti tecnici, regole di trasmissione, supporto e assistenza consultare il sito internet www.fatturapa.gov.it.

2. Operazioni preliminari

2.1 Abilitazione Fattura Elettronica

Per poter procedere alla creazione della fatturazione elettronica per gli utenti abilitati (chiave di licenza attiva), è necessario abilitare tale funzionalità da Fatture – Elenco Fatture e fare click su

Accedendo, la maschera è suddivisa in:

Pubblica Amministrazione
Azienda Privata (B2B)
Selezione Intermediario

2.1.1 Pubblica Amministrazione

Per effettuare una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è necessario inserire il check su “Fatturazione PA”. Verrà proposta una numerazione personalizzata /PA con possibilità di modificarla finchè non sarà creata la prima fattura.

Inoltre, per tale tipologia è necessario impostare la “Modalità d’invio” tra:

Esterno (no console telematica): l’utente crea la fattura elettronica e poi provvede in maniera autonoma a l’invio della stessa (senza alcun tipo di integrazione con la console telematica)
Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna): l’utente crea la fattura elettronica e procede all’invio al Sistema di Interscambio (SDI) attraverso la console telematica GB con credenziali entratel/fisconline firmando esternamente il file e ricaricandolo per inviarlo;
Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica): in questo modo le fatture elettroniche create ed inviate alla console telematica possono essere firmate in automatico e spedite al Sistema d’Interscambio tramite due semplici click, poiché il programma provvederà ad apporre la firma digitale. Specifichiamo che: con tale tipo di invio, la nomenclatura del file non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware) e nella fattura saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intermediario e soggetto emittente con i dati identificati della società GB.Nel caso sia presente anche la fatturazione elettronica B2B questa sarà l’unica modalità d’invio disponibile.

Ricordiamo che ai fini normativi, per il servizio di fatturazione elettronica, la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore. Pertanto, se ci si avvale di un intermediario per l'emissione e trasmissione della fattura, sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità rimane comunque al cedente prestatore.

La modalità d’invio è obbligatoria ai fini della creazione della fattura elettronica e potrà essere modificata solamente se non sono state create delle fatture o se non è stata selezionata la fatturazione B2B.

2.1.2 Azienda Privata (B2B)

Per effettuare una fattura elettronica verso aziende private (B2B) è necessario inserire il check su “Fatturazione B2B” (modulo attivo se previsto in chiave di licenza). Inserendolo, l’utente viene informato che l’invio sarà gestito tramite FTP direttamente da GBsoftware in qualità di trasmittente. Pertanto, nell’intestazione della fattura elettronica saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intemerdiario e soggetto emittente con i dati identificativi della società GBsoftware e in fase di creazione del file la nomenclatura non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware).

Confermando,

verrà proposta una numerazione personalizzata /PR con possibilità di modificarla finchè non sarà creata la prima fattura
in automatico sarà definita per default la modalità d’invio 3 - Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica)
verrà visualizzato il codice univoco di 7 caratteri da comunicare ai fornitori per poter ricevere la fatture elettroniche B2B.
Sarà possibile impostare se alla ricezione di una Fattura Elettronica passiva verrà inviata una notifica/comunicazione abilitando il check .
- Se nell’anagrafica della ditta nella sezione “Contatti e Documenti” (vedi guida on-line Gestione Anagrafica Ditta) è impostato un indirizzo email, verrà proposto tale indirizzo per l’invio di una comunicazione a mezzo mail, oltre a ricevere una comunicazione da parte di GBsoftware, visionabile dal tasto nel menù principale.
- Se non è indicato alcun indirizzo email nell’anagrafica ditta, la procedura ci da la possibilità di aprire la relativa maschera per poter inserire un contatto di posta elettronica:

Se non si inserisce un contatto email, facendo click su No, e viene lasciata la spunta su

nel momento in cui arriveranno nuove Fatture Elettroniche si riceverà comunque una comunicazione da parte di GBsoftware, visionabile dal tasto

della schermata principale. Vale anche nel caso in anagrafica sia presente un contatto di posta elettronica ma questo non venga selezionato nella configurazione, lasciando però la spunta su

.

Viene da sé che togliendo la spunta da

l’utente dovrà controllare manualmente il ricevimento di nuove Fatture Elettroniche, accedendo alla Console Telematica, dove sarà comunque disponibile una schermata di riepilogo nel caso sia pervenuti dei nuovi documenti.

3 - Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica): in questo modo le fatture elettroniche create ed inviate alla console telematica possono essere firmate in automatico e spedite al Sistema d’Interscambio tramite due semplici click, poiché il programma provvederà ad apporre la firma digitale. Specifichiamo che: con tale tipo di invio, la nomenclatura del file non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware) e nella fattura saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intermediario e soggetto emittente con i dati identificativi della società GB.

Si ricorda che, se oltre alla fatture B2B per la ditta occorre gestire anche la fattura verso le Pubbliche Amministrazioni, l’unica modalità di invio per entrambe sarà il tipo 3 (non possibile da modificare).

Nel caso la ditta gestisca la contabilità separata, sarà necessario stabilire una descrizione aggiuntiva univoca per ogni codice attività, altrimenti nel momento in cui si andrà a creare una fattura nel secondo codice, il Sistema d’Interscambio scarterà la fattura in quanto il nome del file risulterebbe duplicato.

Come suggerito dal programma, sarà sufficiente da Elenco fatture/Fatture Elettroniche inserire una descrizione diversa per ogni tipologia di fattura.

2.1.3 Seleziona intermediario

Il pulsante

permette di abbinare alla ditta l’intermediario predefinito per la trasmissione della fattura elettronica; Al click si accede alla maschera per l’inserimento o la selezione dell’intermediario. E’ possibile creare un intermediario specifico per il solo invio della fattura elettronica, oppure creare/selezionare quello generico predisposto per l’invio di tutte le altre comunicazioni/dichiarazioni.

Se si procede all’invio delle fatture tramite console (quindi sia stata selezionata come modalità di invio 2. Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna) oppure 3. Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica)) è comunque obbligatorio specificare un intermediario.

Andando su nel caso la modalità di invio sia di tipo 3. Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica) e per l’intermediario non sono presenti le chiavi Entratel/Fisconline è possibile stabilire un nome utente e password per poter accedere alla console telematica in modo da inviare le fatture tramite GBsoftware.

Per maggiori chiarimenti guida on-line Gestione Intermediari;

2.2 Segnalazione del soggetto idoneo per Fattura Elettronica

Una volta stabilite le configurazioni iniziali è indispensabile segnalare preventivamente in Anagrafica Clienti/Fornitori/Percipienti i soggetti coinvolti nel processo di Fatturazione Elettronica, che sono quelli ricordati al punto 1.1 Soggetti interessati di questa guida on-line.

Per segnalare il soggetto destinatario idoneo per Fattura Elettronica, accedere a:

Anagrafica Cli/For
Scheda del soggetto
Tab "Rapporti Commerciali"
Sezione relativa alla "Fattura Elettronica"

e apporre il check sulla proprietà “Pubblica Amministrazione” o “Azienda Privata (B2b)” a seconda del tipo di soggetto.

Inserendo il check è possibile valorizzare il codice destinatario del soggetto di sei caratteri per le PA e di 7 per le aziende private (B2B). Sarà inoltre poi possibile valorizzare per le PA anche i codici CIG e CUP (che ricordiamo, sebbene non siano obbligatori, sono indispensabili alle PA per poter procedere al pagamento delle fatture) oltre che stabilire la tipologia del documento correlato.

E’ possibile inserire più righe per un singolo soggetto e stabilire quale sarà il predefinito facendo click sul relativo check della colonna “Pred.”, oppure si potrà eliminare la riga singola cliccando su

L’elenco dei codici IPA è consultabile all’indirizzo indicepa.gov.it.

Se non si indica il codice destinatario e si clicca annulla se la scheda non viene salvata, il soggetto non acquisisce neanche la proprietà “PA” o “B2B” precedentemente impostata. Il soggetto, quindi, non viene rilevato come “Pubblica Amministrazione” o “Azienda Privata” e non potrà essere destinatario della Fatturazione Elettronica.

Dopo tale segnalazione, ogni volta che il soggetto viene richiamato all’interno di una fattura viene riportato anche il check (fisso e non editabile) in:

Fattura
Sotto al campo “Spett.le”

ad indicazione del fatto che la fattura è riconducibile ad un soggetto "PA" o PR (B2B).

Dall’interno della fattura, non è possibile deselezionare la proprietà.

Se si clicca sul check, infatti, la procedura propone un messaggio:

Se per il soggetto PA sono già state elaborate delle Fatture Elettroniche, non è possibile togliere la relativa proprietà neanche in Anagrafica Cli/For.

Per procedere all’esclusione della proprietà "PA", eliminare preventivamente tutte le fatture prodotte per il soggetto in esame.

2.3 Sezione Fatturazione Elettronica in “Elenco Fatture”

In “Elenco Fatture”, l’inserimento del check PA/PR per il soggetto interessato, abilita in automatico un’apposita sezione “Fatturazione Elettronica”:

2.4 Creazione Fattura

2.4.1 Numerazione della fattura Elettronica

Come visto precedentemente in questa guida, al momento dell’abilitazione della fattura elettronica di default viene inserita come numerazione personalizzata /PA per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione e /PR per quanto riguarda le fatture delle aziende private. È comunque possibile modificare i dati proposti da Elenco Fatture cliccando su ed editando il campo in giallo.

Con la numerazione personalizzata le fatture relative ai soggetti PA/PR sono identificate da una specifica descrizione aggiuntiva, rispetto alla numerazione standard, che le distingue dalle altre fatture GB, a seconda che siano fatture destinate alla pubblica amministrazione o alle aziende private (B2B).

Nel caso la ditta gestisca la contabilità separata, sarà necessario stabilire una descrizione aggiuntiva univoca per ogni codice attività, altrimenti nel momento in cui si andrà a creare una fattura nel secondo codice, il Sistema d’Interscambio scarterà la fattura in quanto il nome del file risulterebbe duplicato.

Come suggerito dal programma, sarà sufficiente da Elenco fatture/Fatture Elettroniche inserire una descrizione diversa per ogni tipologia di fattura.

2.4.2 Eliminazione/Modifica della numerazione personalizzata

Una volta adottata, è possibile eliminare la numerazione personalizzata soltanto procedendo a ritroso fino all’eliminazione di tutte le fatture che presentano tale specifica.

Per eliminare la numerazione di una fattura, cliccare sul pulsante rosso a sinistra del numero:

Solo una volta che è stata eliminata la numerazione dalle fatture PA/PR, è possibile inserire una nuova numerazione personalizzata da

Successivamente è possibile reimpostare la numerazione standard anche per le fatture PA, cliccando sull’apposita freccetta blu in prossimità delle fatture da numerare:

2.4.3 Predisposizione dell’Intermediario per l’invio del file XML

Nell’elenco delle fatture, dal pulsante cliccando su è possibile inserire/selezionare l’intermediario predefinito per l’invio della fatturazione elettronica.

Per l’inserimento di un nuovo intermediario consultare la guida on-line Gestione Intermediari.

Se nella ditta è già presente un intermediario predefinito, utilizzato per l’invio di tutte le altre comunicazioni/dichiarazioni, al click su “Crea XML”, in automatico è richiesto se in fase di creazione della fattura elettronica, nei dati del trasmittente, devono essere inseriti quelli della ditta o dell’intermediario predefinito.

Se occorre differenziare l’intermediario predefinito da quello per l’invio della fattura elettronica, è necessario accedere al pulsante e inserire il flag su .

Al click su “Crea XML” della fattura elettronica, in automatico nella sezione del trasmittente confluiscono i dati dell’intermediario predefinito per fatture elettroniche.

Dopo aver impostato il flag su “Intermediario predefinito per fatture elettroniche” per tutte le fatture create in seguito, nella sezione del “Trasmittente”, saranno riportati i dati dell’intermediario predefinito per la fattura elettronica

Se si necessità di variare il soggetto trasmittente, occorre eliminare il flag su “Intermediario predefinito per fatture elettroniche” e riprodurre la creazione indicando i dati dell’intermediario predefinito.

Modalità d'invio

Da inoltre, sarà possibile selezionare la modalità d’invio delle fatture elettroniche. Nel dettaglio è possibile selezionare tra:

Esterno (no console telematica): l’utente crea la fattura elettronica e poi provvede in maniera autonoma a l’invio della stessa (senza alcun tipo di integrazione con la console telematica)
Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna): l’utente crea la fattura elettronica e procede all’invio al Sistema di Interscambio (SDI) attraverso la console telematica GB con credenziali entratel/fisconline firmando esternamente il file e ricaricandolo per inviarlo;
Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica): in questo modo le fatture elettroniche create ed inviate alla console telematica possono essere firmate in automatico e spedite al Sistema d’Interscambio tramite due semplici click, poiché il programma provvederà ad apporre la firma digitale.Specifichiamo che: con tale tipo di invio, la nomenclatura del file non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware) e nella fattura saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intermediario e soggetto emittente con i dati identificati della società GB.Nel caso sia presente anche la fatturazione elettronica B2B questa sarà l’unica modalità d’invio disponibile.

Riepilogando…

Caso: Esterno (no console telematica):invio fattura con i dati della ditta nella sezione “Dati Trasmissione”;
Caso: Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna): invio fattura con i dati dell’intermediario predefinito utilizzato anche per l’invio delle comunicazioni/dichiarazioni nella sezione “Dati Trasmissione”;
Caso: Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica) invio fattura con i dati della Gb Software nella sezione “Dati Trasmissione” e firma automatica.

Esempio CASO 1 – Dati Trasmittente quelli della Ditta

La ditta DemoCont emette fattura elettronica e la invia direttamente al “Sistema d’Interscambio”.

Alla creazione del file XML occorre:

non aver impostato l’intermediario predefinito per la fattura elettronica (check attivo su all’interno del pulsante );
se presente un intermediario predefinito, cliccare no al messaggio “Alla ditta è associato un intermediario. Creare la fattura con i dati dell’intermediario?”
se non è presente un intermediario predefinito non inserirlo e procedere con la creazione.

In questo modo, nella sezione “Dati Trasmissione” saranno riportati i dati della ditta.

Esempio CASO 2 – Dati Trasmittente quelli dell’Intermediario predefinito

La ditta DemoCont emette fattura elettronica, ma chi si occupa della trasmissione del file al “Sistema d’Interscambio” è l’intermediario abilitato Rossi Mario che ha la delega di inviare anche tutte le altre pratiche della ditta.

Alla creazione del file XML occorre:

non aver impostato l’intermediario predefinito per la fattura PA (check attivo su all’interno del pulsante “Seleziona Intermediario);
creare/definire l’intermediario predefinito utilizzato anche per l’invio delle comunicazioni/dichiarazioni nella sezione “Dati Trasmissione”;

cliccare “SI” al messaggio “Alla ditta è associato un intermediario. Creare la fattura con i dati dell’intermediario?"

In questo modo, nella sezione “Dati Trasmissione” saranno riportati i dati dell’intermediario.

Esempio CASO 3 – Dati Trasmittente quelli dell’Intermediario per la fattura elettronica

La ditta DemoCont emette fattura elettronica, ma l’intermediario specifico abilitato per il solo invio del file XML al “Sistema d’Interscambio” è Bianchi Gianluca.

Alla creazione del file XML occorre:

aver impostato l’intermediario predefinito per la fattura PA (check attivo su all’interno del pulsante “Seleziona Intermediario); in automatico, nella sezione “Dati Trasmissione” saranno riportati i dati dell’intermediario specifico abilitato all’invio delle sole fatture elettroniche.

Nel caso si sia impostato in come modalità d’invio (vedi 2. Operazioni preliminari) 3. Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica) i dati del trasmittente saranno quelli di GBSoftware. Inoltre la nomenclatura del file non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware) e nella fattura saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intermediario e soggetto emittente con i dati identificativi della società GB. Questo viene comunque ricordato nel momento del settaggio con un messaggio d’avviso.

2.5 Fasi della Fatturazione Elettronica in Elenco Fatture

Per procedere alla creazione della Fattura Elettronica in esame cliccare su “Crea”:

Nel caso in cui l’utente necessita inviare due o più fatture per lo stesso soggetto PA/B2B, è necessario selezionarle e poi cliccare su “Crea”.

In caso di selezione di più fatture, è indifferente su quale “” si clicca. La fattura elettronica verrà elaborata sulla base di quelle già selezionate.

A questo punto la procedura chiede conferma se procedere con la produzione di un’unica Fattura Elettronica che riporti al suo interno le specifiche delle fatture GB in precedenza selezionate:

All’interno della maschera “Fatturazione Elettronica PA” tutte le fatture verranno riportate nella sezione “Corpo” identificate da sottotab distinti:

2.5.2 Da Completare

Il pulsante nella colonna relativa alla fatturazione elettronica riporta la scritta quando la fattura elettronica è stata creata, ma la compilazione non è completa e/o vi sono errori formali.

In tal caso, controllare la sezione Segnalazioni per il dettaglio dei campi incompleti e per eventuali suggerimenti di compilazione.

Per eliminare l’XML, cliccare su “X”.

La procedura chiede conferma con un messaggio:

Cliccando su Sì, il file viene eliminato.
Cliccando su No, si annulla l’operazione.

La procedura segnala la Fattura elettronica come quando non sono più presenti segnalazioni ed è quindi possibile procedere alla creazione del file XML.

Per la creazione del file XML cliccare sul pulsante “Eseguita”. Si accede alla maschera “Fatturazione Elettronica PA”: posizionarsi quindi nel Tab “XML” e cliccare su “Crea File e Storicizza”.

Al click un messaggio avviserà che confermando non sarà più possibile modificare i dati, dando la possibilità di continuare oppure no.

Se nella modalità d’invio delle fatture (2. Operazioni preliminari) è stata impostata la modalità 1) Esterno (no console telematica) oppure 2.) Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna) se è la prima volta che viene creata una fattura elettronica con quel determinato trasmittente (c.f.r. 2.4.3 Predisposizione dell’Intermediario per l’invio), GB avviserà con un messaggio d’avvertimento, chiedendo se il numero progressivo univoco d’invio inizia da 1.

Nel caso siano state fatte altre fatture elettroniche per quel dato trasmittente, è necessario indicare manualmente il progressivo d’invio già usato.

Se invece la modalità scelta è 3) Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica) in questo caso la nomenclatura del file sarà gestita direttamente da GBSoftware

2.5.4 Creato e Storicizzato XML

Quando il file XML è stato creato e storicizzato, viene riportata l’etichetta .

Se si prova ad eliminare il file XML, cliccando su “X”, la procedura avverte con un messaggio:

Quindi, come suggerito dal messaggio, se la fattura è contrassegnata come “Storicizzata”, è possibile modificare i dati in essa contenuti solo dopo averne eseguito la destoricizzazione.

Per procedere alla destoricizzazione del file, aprire la maschera “Fatturazione Elettronica PA” cliccando sul pulsante grigio “Storicizzato”: accedere alla sezione “XML” (1) e cliccare su “Destoricizza” (2).

La procedura chiede conferma con un messaggio (3):

Cliccando su NO, l’operazione viene annullata.

Cliccando su Sì, nel caso del tipo di invio file è 2.) Invio tramite console telematica con credenziali intermediario (firma esterna) il software richiede se il file creato è stato o meno inviato.

Se è stato inviato al Sistema d’Interscambio, il numero progressivo univoco d’invio non è più utilizzabile e quindi è necessario confermare il messaggio con “SI”, in modo che, alla prossima creazione sia attribuito un nuovo progressivo d’invio.

Se il file invece non era stato inviato, il numero progressivo univoco d’invio può rimanere lo stesso, quindi al messaggio cliccare “NO”.

Nel caso invece si abbia selezionato il tipo di invio 3) Invio tramite console telematica con credenziali GB (firma automatica) apparirà un messaggio che ci avviserà se vogliamo utilizzare il progressivo per la prossima fattura. Nel caso poi si proceda alla cancellazione dell’Xml, tale numerazione non sarà più utilizzabile.

Se il file viene destoricizzato, in "Elenco Fatture" appare l’etichetta relativa alla fase precedente:

3. La maschera Fatturazione Elettronica GB

3.1 Struttura della maschera

La maschera Fatturazione Elettronica PA è suddivisa in 4 sezioni principali: Intestazione, Corpo, Segnalazioni, XML.

Per spostarti da una sezione all’altra, utilizza gli appositi TAB.

Una volta posizionati su una sezione specifica, le sottosezioni che la compongono si aprono “a fisarmonica” cliccando sulla relativa barra orizzontale.

3.2 Istruzioni generali di compilazione

Per la compilazione delle varie sezioni della maschera, tieni conto delle proprietà dei campi:

Campi AZZURRI: in questi campi sono riportati in automatico i dati che sono già stati inseriti nella fattura GB.

Puoi eseguire qualsiasi modifica o integrazione ai dati riportati nei campi azzurri soltanto dall’interno della fattura originaria.

Campi GIALLI: questi campi sono a libera compilazione dell’utente. Dopo aver digitato il dato nel campo, confermare con INVIO.

Campi VERDI: questi campi si compilano selezionando una delle alternative proposte nel menù a tendina.
Nelle sottosezioni compilabili con più righe di dettaglio, utilizza i pulsanti per incrementare o eliminare tali righe.

I campi che devono essere obbligatoriamente compilati sono segnalati con un asterisco in rosso alla destra del campo stesso:

Per la stampa della fattura elettronica cliccare in alto a sinistra su . In automatico si aprirà una pagina d’internet, dove sarà possibile stampare.

Saranno stampati solamente i campi compilati.

4. Intestazione

Questa sezione riepiloga i dati riconducibili all’intestazione della fattura.

4.1 Dati Trasmissione

ID paese: viene qui riportato il codice della nazione.

Per default la procedura inserisce il codice nazione riferito all'Italia (IT). Per modificarlo, digitare il nuovo codice nel campo giallo.

ID codice: in questo campo viene riportato in automatico l’identificativo fiscale del trasmittente in base alle regole viste precedentemente in questa guida al punto 2.4.3 Predisposizione dell’Intermediario per l’invio del file XML;

Progressivo invio: il campo viene compilato in automatico solo in fase di creazione del file XML con il numero progressivo di invio, in base alle regole prescritte nelle specifiche tecniche (e in base alle metodologie viste precedentemente in questa guida in caso di cancellazioni o rettifiche delle fatture);

Formato trasmissione: il campo viene compilato in automatico con il codice della versione del tracciato.

Codice destinatario: viene qui riportato il codice destinatario precedentemente inserito in Anagrafica Clienti/Fornitori/Percipienti.
Per l’inserimento del codice, si rimanda al punto 2.2 Segnalazione del soggetto idoneo per Fattura Elettronica

Se in Anagrafica Clienti/Fornitori/Percipienti sono presenti più codici destinatari, è possibile sceglierlo dalla lista direttamente nell’apposito campo.

L’elenco dei codici destinatari per le Pubbliche Amministrazioni è consultabile all’indirizzo indicepa.gov.it.

Pec Destinatario: Indirizzo PEC al quale inviare il documento. Da valorizzare SOLO nei casi in cui l'elemento informativo <CodiceDestinatario> vale '0000000'

Contatti trasmittente

Telefono
Email

Questi campi sono compilati in automatico dalla procedura in base a quanto precedentemente inserito nell’Anagrafica del trasmittente.

In dettaglio vediamo cosa riportare nei campi Id Codice e Contatti trasmittente

Nell’elenco delle fatture, cliccando sued accedendo a è possibile inserire/selezionare il trasmittente predefinito per l’invio della fatturazione elettronica.

Per l’inserimento di un nuovo intermediario consultare la guida on-line Gestione Intermediari.

Se il trasmittente della fattura è la ditta stessa, nel pulsante “Seleziona Intermediario” non occorre inserire/selezionare nulla.

Se nella ditta è già presente un intermediario predefinito, utilizzato per l’invio di tutte le altre comunicazioni/dichiarazioni, al click su “Crea XML”, in automatico è richiesto se in fase di creazione della fattura elettronica, nei dati del trasmittente, devono essere inseriti quelli della ditta o dell’intermediario predefinito.

Se occorre differenziare l’intermediario predefinito da quello per l’invio della fattura elettronica, è necessario accedere al pulsante e inserire il flag su .

Al click su “Crea XML” della fattura elettronica, in automatico nella sezione del trasmittente confluiscono i dati dell’intermediario predefinito per fatture elettroniche.

Dopo aver impostato il flag su “Intermediario predefinito per fatture elettroniche” per tutte le fatture create in seguito, nella sezione del “Trasmittente”, saranno riportati i dati dell’intermediario predefinito per la fattura elettronica.

Se si necessita di variare il soggetto trasmittente, occorre eliminare il flag su “Intermediario predefinito per fatture elettroniche” e riprodurre la creazione indicando i dati dell’intermediario predefinito.

Per ulteriori chiarimenti in merito consultare la guida della Fatturazione Elettronica al punto 2.4.3 Predisposizione dell’Intermediario per l’invio.

4.2 Cedente Prestatore

4.2.1 Dati Anagrafici

ID paese
ID codice
Codice Fiscale
Denominazione

La procedura riporta in automatico il codice della nazione, l’identificativo fiscale (P.IVA), il codice fiscale e la Denominazione (o il Nome e Cognome preceduto dal relativo titolo) del cedente prestatore.

EORI: imputare qui il codice EORI di riferimento.

Forse non sai che…
L’EORI (Economic Operator Registration and Identification) è un codice alfanumerico univoco per la registrazione e l'identificazione degli operatori economici e delle altre persone che prendono parte ad attività disciplinate dalla regolamentazione doganale degli Stati membri dell'Unione Europea.

Il codice EORI è composto da un codice alfanumerico univoco per lo Stato membro che lo attribuisce, lungo al massimo 15 caratteri, preceduto dal codice ISO alfa 2 di tale Stato (IT per l’Italia).

Albo Professionale
N. iscrizione albo
Data iscrizione albo

Se presente, viene riportato il nome dell’albo in cui l’iscrizione è stata effettuata, la data e il numero di iscrizione.

Provincia: selezionare dal menù a tendina la provincia di riferimento dell’albo.

Regime Fiscale: campo obbligatorio. Scegliere il regime fiscale del cedente prestatore tra le alternative proposte. Questo dato viene comunque ricavato da quanto inserito in anagrafica ditta sezione “Dati fiscali/Contabilità” campo “Reg.Fisc.F.E.”

Indirizzo
Nr.
CAP
Comune
Provincia
Nazione

La procedura compila in automatico la sezione relativa alla sede in base ai dati inseriti in Anagrafica per il cedente prestatore.

4.2.3 Stabile organizzazione

Indirizzo
Nr.
CAP
Comune
Provincia
Nazione

La sezione deve essere compilata con i dati relativi all’eventuale stabile organizzazione del cedente prestatore.

4.2.4 Iscrizione REA

Ufficio: viene riportato l’ufficio REA di riferimento in base a quanto inserito in Anagrafica ditta

Nr. REA: il numero REA viene riportato dalla procedura in base ai dati inseriti in Anagrafica per la ditta.

Capitale sociale: la procedura riporta l’ammontare del capitale sociale inserito nei dati dell’intestazione fattura.

Socio unico: selezionare una delle alternative proposte nel menù a tendina.

[SU]: socio unico
[SM]: più soci

Stato liquidazione: dato raccordato con l’anagrafica ditta. Può assumere due valori:

[LS]: in liquidazione
[LN]: non in liquidazione

Nel caso in cui sia compilato il campo “Nr. REA”, è necessario specificare anche “Ufficio” e “Stato Liquidazione”. Nel caso in cui sia compilato il campo “Capitale Sociale”, è necessario specificare anche“Ufficio”, “Nr. REA” e “Stato Liquidazione”.