Saldi di Bilancio - importazione in excel

deve prevedere delle informazioni minime quali codice conto, descrizione e saldo suddivise per colonne
ciascuna colonna deve avere dei dati omogenei (esempio: nella stessa colonna “codice conto” devono figurare solo i codici del piano dei conti importato e non alternare descrizioni o saldi su righe diverse)
Nell’ambito di una stessa cartella, Stato patrimoniale e conto economico devono essere riportati in un unico foglio, il primo. Se Stato patrimoniale e Conto Economico sono su fogli diversi, si devono incollare di seguito nel primo foglio, oppure incollare le colonne di uno, di fianco alle colonne dell’altro, esempio:

Colonna 1	Colonna 2	Colonna 3	Colonna 4	Colonna 5	Colonna 6
Codice	Descrizione	Saldo dare	Codice	Descrizione	Saldo avere
12332	Cassa valuta	1.000,00	32552	T.F.R.	1.300,00

è possibile importare SOLO il conto economico e SOLO lo stato patrimoniale, nel caso in cui non servano entrambi (esempio carico solo il conto economico per avere l’integrazione con il modello REDDITI).
i conti oggetto di importazione vengono caricati impostando la lunghezza del conto da 2 a 9 cifre (quindi si possono importare anche conti a 2 o 3 cifre rispetto alle 4 impostate di default), i conti con un numero superiore alle 9 saranno comunque importati.

Colonna saldo

Si prevedono diverse tipologie di codifiche per importare i saldi dei conti.

Tipologie gestite

- conto con codice e saldo, senza descrizione: gestito

52356 - : 1.256,00

- conto e descrizione con saldo a zero: gestito

52356 - Alfa SpA : 0,00

- conto con saldo “positivo” e “– negativo” sulla stessa colonna:

123456 - Immobile Roma: 1.000,00 gestito sezione dare

123457 - Fondo amm: -200,00 gestito sezione avere

- conto con saldo positivo e negativo indicato tra (parentesi):

123456 - Immobile Roma: 1.000,00 gestito sezione dare

123457 - Fondo Amm.: (200,00) gestito sezione avere

Tipologie NON gestite

- conto con descrizione e saldo, senza codice conto

- Cliente c/c : 1.000,00 non gestito (manca codice conto)

- conto inferiore a 2 caratteri (conti ad una cifra non vengono caricati)

2 - Stato Patrimoniale Attivo: 1.000,00 non gestito

22 - Totale immobilizzazioni : 1.000,00 gestito

223 - Totale imm. materiali: 1.000,00 gestito

2231 – Fabbricati: 1.200,00 gestito

2232 Fondo amm.to fabbricati: -200,00 gestito

- conti uguali: sono considerati uguali i conti che hanno sia stesso codice, che stessa sezione (dare/avere +/- ecc)

325545 Cliente Rossi c/c: 1.000,00 gestito (attivo, dare)

325545 Cliente Rossi c/c: -1.000,00 gestito (passivo, avere)

NB. I due conti sono importati perché anche se hanno stesso codice conto (la descrizione è irrilevante) hanno uno saldo dare e uno saldo avere, se avessero entrambi saldo dare o entrambi saldo avere si produrrebbe un errore nell’importazione e verrebbero azzerati.

325545 Cliente Rossi c/c: 1.000,00 non gestito (attivo, dare)

325545 Cliente Bianchi c/c: 1.000,00 non gestito (attivo, dare)

L’esempio di cui sopra NON è gestito poiché abbiamo stesso codice (325545) e stessa sezione (dare), anche se la descrizione DIVERSA dà l’illusione che si tratti di conti diversi.

In tal caso, in sede di importazione il software segnala la presenza dei conti uguali:

Utile (perdita) di esercizio patrimoniale ed economica, NON devono essere rilevati in quanto calcolata in automatico dalla procedura.

1.Opzioni di caricamento

La funzione di importazione dei saldi di bilancio permette di importare i saldi dei conti, generati con un altro software, nel formato excel, csv e txt. Questo tipo di importazione è considerata ANALITICA in quanto i saldi importati vengono attribuiti a dei conti.

La scelta di importazione si effettua dalle opzioni di caricamento dei “saldi di bilancio”.

Cliccando “Avanti” è aperta la maschera di scelta del file di importazione che è così strutturata:

Selezione del file: cliccando “...” si accede al percorso dove è salvato il file da importare;
Opzioni di importazione: in questa sezione è necessario selezionare la tipologia del file che si sta importando, il simbolo o carattere di divisione (solo in caso di file txt) e l’anno che si vuole importare tra anno e anno-1.

NB. E’ possibile importare un anno per volta!

Importazione saldi dettagliati di clienti fornitori: attivando questa opzione, tra i vari passaggi, sarà proposto l’abbinamento dei soggetti clienti e fornitori.
Descrizione del conto: attivando questa opzione, confermando l’importazione tutti i conti GB saranno rinominati con la descrizione del relativo conto utente abbinato.

Cliccare “Avanti” per confermare le scelte effettuate.

2. Maschera di definizione del modello di abbinamento righe e colonne

In automatico il file è ricaricato in un’apposita maschera, dove è necessario definire i dati dei conti da importare.

2.1 Definizione colonne

In corrispondenza di ogni colonna è presente per default la dicitura “Non Importare”. Effettuando doppio click sopra la cella si accedere al menù dove sono elencati gli elementi con cui è possibile definire le colonne.

Nel menù così aperto è descritta l’utilità di ogni codifica nella colonna descrizione.

Per impostare la codifica della colonna è sufficiente effettuare doppio click sopra la riga del codice ritenuto opportuno.

Le colonne definite, quindi che devono essere importate, saranno colorate in verde:

E di seguito:

Per avere una visione del documento “al netto” delle colonne da “NonImportare” attivare l’opzione “Nascondi colonne “Non Importare””.

Definisci colonne

La definizione delle colonne può essere anche “doppia”; ad esempio se stiamo importando un bilancio – situazione contabile, avremo la visualizzazione contrapposta di attività, passività e costi, ricavi. Pertanto è necessario definire due volte le seguenti informazioni: CodiceConto, DescrizioneConto, SaldoDare e SaldoAvere.

Quando il software si trova in questa situazione è attivata in automatico la funzione “Definisci colonne” dove è necessario attribuire alle due colonne impostate come “CodiceConto” le relative descrizioni e i relativi saldi.

Cliccando su oppure su , si apre la maschera dove è necessario l’abbinamento sfruttando la funzionalità “drag and drop”.

Nell'interfaccia grafica di un computer, il drag-and-drop indica una successione di tre azioni, consistenti nel cliccare su un oggetto virtuale (quale una finestra o un'icona) per trascinarlo (in inglese: drag) in un'altra posizione, dove viene rilasciato (in inglese: drop).

Nella maschera indicata nell’immagine che segue troviamo:

a sinistra le colonne che dobbiamo abbinare al relativo codice conto
a destra le colonne che sono state definitive come contenti l’informazione “CodiceConto”.

NB. per semplificare la lettura della maschera viene indicato anche il numero del codice di colonna che troviamo nella maschera generale.

Per abbinare campo al relativo codice conto è sufficiente cliccare nell’elemento presente in “colonne da associare” e trascinarlo, nella parte “colonne associate” sopra “CodiceConto”.

Al termine del trascinamento la sezione “Colonne da associare” deve risultare vuota. In caso contrario non sarà possibile procedere all’importazione.

Cliccare “Conferma” per convalidare gli abbinamenti effettuati.

NB. La funzionalità sopra descritta sarà attiva SOLO se l’utente ha definito più di una colonna conto. Se la colonna CodiceConto è solo una non sarà necessario procedere con questa operazione di abbinamento.

2.2 Esclusione righe

Per escludere le righe relative a conti che non si devono importare è sufficiente apporre il check in corrispondenza della riga e della colonna “Escludi”. Apponendo il check la riga selezionata sarà colorata di rosso.

Per avere una visione del documento “al netto” delle righe escluse attivare l’opzione “Nascondi escluse”.

2.3 Modello di caricamento di righe e colonne

La definizione delle colonne può essere salvata come modello per essere riutilizzata in successive importazione di file.

Per salvare il modello è necessario cliccare il pulsante “Salva Modello” e nella maschera così aperta definire un nome con cui sarà identificato il modello.

Cliccare “Salva ed Esci” per confermare.

Per selezionare un modello già salvato è necessario cliccare in “Seleziona modello”; dalla maschera così aperta selezionare, dall’elenco proposto composto da modelli precedentemente salvati (dall’utente o in automatico dal software), quello che si vuole utilizzare. Per ogni modello sono indicate le ditte in cui è stato utilizzato e, nella parte destra, l’elenco delle colonne mappate.

In automatico, alla conferma delle importazioni viene salvato in automatico il modello utilizzato con il nome di default “Modello caricamento....”.

Per selezionare un modello è sufficiente effettuare doppio click sopra la relativa riga.

Il modello di caricamento utilizzato è evidenziato nella barra blu posta in basso.

2.4 Impostazione numero di cifre del conto

Attraverso l'icona è possibile impostare autonomamente la lunghezza minima del codice conto da importare, settata di default a 4.

ciò consente:

- Verso il basso: d'importare anche i conti di lunghezza inferiore a «4», che altrimenti andrebbero persi, ad esempio: conti da 2 o 3 cifre…

- Verso l’alto: d'importare solo i conti utili, quando i conti inutili hanno lunghezza inferiore riducendo la mole dei dati importati (e i righi di esclusione); esempio: impostare 6 cifre pari a quelle dei conti da importare, se i totali o subtotali sono impostati a 5 o 4 cifre, nel gestionale di partenza.

Il codice conto va da min. 2 a max. 9 cifre e può essere modificato durante l’importazione.

2.5 Importa saldi a zero

La funzione permette di importare i conti nella gestione di abbinamento conti utente/conto GB anche se il relativo saldo è, appunto, a zero.

Di default quest’opzione è attiva. Disattivarla per non importare i conti con saldo zero.

Questa funzione deve essere sfruttata da chi, indipendentemente dalla ditta in cui sta lavorando, vuole crearsi un modello di abbinamento COMPLETO DI TUTTI I CONTI, da sfruttare nell’importazione dei saldi in altre ditte. Così come indicato nel paragrafo 3.6 Seleziona modello.

2.6 Conferma dell’importazione

Per confermare l’importazione dei conti utente che andranno abbinati al corrispondente conto GB è necessario cliccare il pulsante “Avanti”.

2.7 Importazione da Situazione Contabile GB

Se l’Excel/txt viene prodotto da menù «situazione contabile» GB, il filtro delle colonne e l’abbinamento 1:1 al piano dei conti, avvengono automaticamente senza alcun intervento dell’utente. Lo stesso modello si può applicare anche ad altri file, se utilizzano come codice conto quello della GB. Vediamo i passaggi per generare correttamente la situazione contabile.

Selezionare: Contabilità>Bilancio>Prospetto Contabile> dal pulsante

impostare:

- Visualizza dettaglio clienti e fornitori

- Visualizza i conti dei clienti e fornitori in base al segno

Poi, per ottenere l’Excel o il TXT, procedere alla stampa:

Per l'importazione del file:

A questo punto (non siamo ancora approdati alla maschera di abbinamento righe/colonne) il programma verifica la struttura del file importato, e se si tratta di una situazione contabile GB, allora lo segnala:

Cliccando Sì, non solo vengono gestire le colonne corrette del GB, ma anche gli abbinamenti 1 a 1 al piano dei conti (mascera successiva a quella Righe/colonne):

Rispondendo di no, si accede alla maschera Righe/Colonne e si può gestire in autonomia la selezione delle colonne, righe ed il numero di cifre da importare.

3. Abbinamento dei conti utente ai conti GB

La maschera di abbinamento conti utente e conti GB è suddivisa in due parti:

a sinistra sono elencati i conti utente importati
a destra è presente l’elenco dei conti GBsoftware

Piano dei conti Utente da importare

Nella parte dedicata ai conti utente importati sono visualizzate tutte le colonne che si sono definite nel passaggio indicato al punto 2 della presente guida.

Piano dei conti GBsoftware

Nell’elenco dei conti GBsoftware sono dettagliate tutte le proprietà del conto quali:

Conto: codice del conto GB
Descrizione: descrizione del conto GB
APCR: attivo, passivo, costo, ricavo
CEED e CEEA: raccordo al bilancio europeo
Saldo dare e saldo avere: colonne dove viene conteggiato il saldo in base agli abbinamenti del conto utente
% II.DD: percentuale di deducibilità ai fini delle imposte dirette
% Irap: percentuale di deducibilità Irap in caso di determinazione della base imponibile ai sensi dell'art.5 bis.

Nella parte inferiore di questa sezione è presente una gestione di quadratura che calcola istantaneamente il risultato d’esercizio patrimoniale e economico.

NB. La quadratura tra i due risultati non è requisito fondamentale ai fini della conferma dell’importazione poiché i dati importati saranno riportati nella gestione di caricamento “saldi di bilancio”, in cui è possibile aggiustare gli importi prima della produzione della registrazione di prima nota.

Albero piano dei conti

Nella parte a destra della maschera figura l'albero per la navigazione del piano dei conti. Esso consente di selezionare il primo conto associato al ramo/rigo semplicemente cliccandoci sopra.

l'albero del piano dei conti può essere:

- compresso: cliccando direttamente sulla scritta BILANCIO alla sua sommità (per espanderlo ricliccarci una seconda volta)

- nascosto/mostrato: semplicemente deselezionando/selezionando il pulsante che gli è associato, oppure cliccando sul punto sensibile (o l'inverso quando è nascosto).

3.1 Abbinamento dei conti

L’abbinamento di un conto utente ad un conto GB avviene utilizzando la funzionalità del drag and drop.

E’ sufficiente selezionare con il mouse il conto utente e trascinarlo sopra il conto GB opportuno.

Ad esempio abbiniamo il conto utente 60000 al conto GB 60001:

una volta “lasciato” il conto utente sopra il conto GB, anche il saldo del conto GB viene aggiornato e il conto utente sarà riportato sotto il relativo conto GB.

3.1.1. Creazione di un nuovo conto

Dalla gestione di abbinamento conti è possibile è possibile creare il conto GB più indicato per non discostarsi dalla contabilità di origine, conservando tuttavia la corretta impostazione civile e fiscale GB, con funzionamento analogo a quanto avviene in saldi di bilancio analitici CEE (schema ordinario, abbreviato, micro) o SPCE (Stato Patrimoniale e Conto economico). Il conto figlio ha i raccordi CEE, le proprietà contabili e fiscali del conto padre.

Completa la funzione, la possibilità di filtrare i conti creati che sono già diversamente evidenziati rispetto agli altri istituzionali:

3.2 Abbinamento clienti e fornitori

Dalla gestione di abbinamento conti è possibile procedere all’abbinamento delle anagrafiche di clienti e fornitori cliccando il pulsante .

Questa funzionalità è disponibile solo per chi ha acquistato anche il modulo contabile che comprende l’anagrafica clienti fornitori.

Se il nominativo da abbinare non è presente nella sezione “Nominativi non abbinati alla ditta” è necessario crearne la relativa anagrafica. Per farlo cliccare il pulsante "Anagrfica Clienti/fornitori".

Per ulteriori informazioni si rimanda alla relativa guida on-line.

3.3 Annulla abbinamenti

Gli abbinamenti effettuati si possono annullare in diversi modi:

trascinando il conto utente abbinato dalla sezione del conto GB a quella dei conti utente.
cliccando il pulsante “Annulla”.

Da quest’ultimo pulsante è possibile annullare:

l’ultimo abbinamento effettuato
l’abbinamento del conto utente selezionato
tutti gli abbinamenti effettuati

3.4 Conti utente abbinati

Per visualizzare solo i conti GB cui sono stati abbinati dei conti utente è necessario cliccare il pulsante . In questo modo saranno nascosti tutti i conti GB cui non è stato abbinato alcun conto utente.

3.5 Salva modello di abbinamento conti

Gli abbinamenti effettuati possono essere salvati come modello per essere utilizzati in altre ditte.

Per salvare il modello cliccare in “Salva modello di abbinamento conti” e dalla maschera così aperta inserire una descrizione. Quindi cliccare “salva ed esci” per confermare la creazione del modello.

3.6 Seleziona modello

I modelli salvati nella modalità descritta al punto precedente possono essere richiamati dalla gestione “Modello di abbinamento” a cui si accede con il pulsante .

In questa maschera sono elencati i vari modelli, di cui il primo è per chi importa un piano dei conti GB, e a seguire tutti gli altri modelli salvati in precedenza dall'utente; selezionandone uno, a sinistra, dopo aver cliccato l’icona , è possibile avere un’anteprima delle conseguenze che si avranno applicando quel modello.

Per selezionare il modello è necessario effettuare doppio click sopra la relativa descrizione. Una volta selezionato il modello, i conti utente per cui nel modello è presente un abbinamento, saranno abbinati in automatico ai conti GB.

Il modello utilizzato è evidenziato nella barra blu posta infondo alla maschera di abbinamento conti.

3.6.1. Importazione di file con piano dei conti GB

Se il file oggetto di importazione non è prodotto con il GB in base alla procedura vista in precedenza (2.7) ma riporta il piano dei conti GB, è possibile utilizzare il Modello GBSoftware Base per beneficiare dell'abbinamento 1:1 dei conti. Ad esempio potremmo aver costruito il nostro saldi alla data in Excel, utilizzando i codici conto del GB:

In abbinamento conti, scegliendo il primo della lista, cioè il modello base GB otteniamo un abbinamento completo:

3.7 Importa in saldi di bilancio

Una volta terminato l’abbinamento si può procedere all’importazione dei saldi cliccando il pulsante “Importa in saldi di bilancio” .

I dati saranno automaticamente riportati nella maschera di caricamento saldi di bilancio nella modalità stato patrimoniale e conto economico.

Tale modalità di caricamento può essere modificata in un secondo momento cliccando la funzione “modifica schema”.

Cliccando su Produci prima nota si fissano i saldi contabili, in modo che possano essere recepiti in Contabilità o nel Bilancio Europeo.

Nella maschera di abbinamento conti di provenienza, non è necessario abbinare tutti i conti e non è necessario avere la quadratura tra risultato patrimoniale e risultato economico; quindi è possibile procedere ad importare in saldi di bilancio anche trovandosi in una situazione di questo tipo:

la quadratura è invece indispensabile in saldi di bilancio ai fini della generazione della prima nota.

3.8 Importazione di due anni

Una volta completata l’importazione di un anno è possibile iniziare l’importazione della seconda annualità cliccando il pulsante .

Tale gestione aprirà la maschera (punto 1.) dove è possibile selezionare l’annualità da importare ed il file di origine.