IMPORTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE DA FILE XML

aprire la ditta in cui importare i dati;
accedere in contabilità,
prima nota
e dalla sezione “Utility” cliccare nel pulsante “Importa registrazioni” (visibile solo per gli utenti abilitati);

selezionare l’utility “Fattura Elettronica XML” e confermare

N.b.: è possibile proseguire solo se tale utility è prevista in chiave di licenza

all’apertura della maschera è necessario selezionare i file xml da importare. È possibile importare un singolo file oppure, effettuare una selezione multipla posizionandosi su un rigo, tenendo premuto SHIFT e cliccando l’ultimo file da importare. Selezionati i file oggetto di importazione è sufficiente fare click su Apri.

Nel caso abbiamo selezionato un singolo file viene riportato il percorso dello stesso

In caso di selezione multipla, viene invece riportato il numero di file da importare

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STRUTTURA DELLA GESTIONE

All’apertura dell’utility ci troveremo di fronte questo tipo di maschera:

1.1 Impostazioni Generali

1.2 Selezione del file Xml

1.3 Dettaglio dei file da importare

1.1 Impostazioni Generali

Sezione compresa da quattro tab composta da:

1.1.1 Importazioni file XML della fattura

1.1.2 Opzioni

1.1.3 Abbinamenti

1.1.4 Stampa

1.1.1. Importazioni file XML della fattura

da qui possiamo accedere a questa guida, oppure tramite il pulsante possiamo salvare i raccordi e le modifiche apportate al file durante la fase di completamento dei dati. Questo è utile nel caso in cui è necessario uscire dalla maschera senza aver eseguito l’importazione delle fatture elettroniche in contabilità.

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1.1.2. Opzioni

qui possiamo gestire diverse impostazioni per filtri e selezione sia delle anagrafiche che delle fatture elettroniche

Filtra senza codice GB: permette di visualizzare solo le anagrafiche che non hanno un codice GB impostato
Seleziona tutte: seleziona tutte le anagrafiche presenti nella maschera con codice.GB valorizzato
Numerazione Automatica: permette di impostare una numerazione in automatico per tutte le anagrafiche che non hanno un codice GB impostato

Escludi già importate: check attivo per default, con il quale si escludono dalla visualizzazione i documenti già esportati in prima nota
Filtra idonee ad importazione: permette di visualizzare solo i documenti che hanno tutti gli elementi inseriti per una corretta importazione in prima nota
Filtra NON idonee ad importazione: visualizza nella maschera fatture elettroniche NON IDONEE, ovvero non corrette ai fini della registrazione o per mancanza di dati obbligatori oppure per sbilancio contabile.
Espandi/Comprimi pagamenti
Seleziona tutte le prime note: permette di selezionare tutte le fatture elettroniche a video idonee all’importazione

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1.1.3. Abbinamenti

Qui gestiamo gli abbinamenti automatici per il numero dei registri iva, causali contabili e causali iva, sia per gli acquisti che per le vendite. Tali abbinamenti vengono presi in considerazione nel caso in cui le tabelle delle sezioni sottostanti abbiano delle righe non compilate.

N.Registro iva ACQUISTO/VENDITE: permette di impostare in automatico il numero di registro iva dove confluirà la registrazione, a seconda che sia un acquisto o una vendita.

Causale Iva predefinita reg. ACQUISTO/VENDITE: permette di impostare in automatico la causale iva da inserire nella registrazione, a seconda che si tratti di una fattura d’acquisto o di vendita, per tutte le righe con causali iva mancanti. La causale sarà salvata come predefinita per le successive registrazioni mancanti. Al click la gestione ci chiede conferma

Cliccando su si, abbiamo accesso all’elenco delle causali iva, dove andremo a selezionare manualmente la causale oppure possiamo inserire il numero dello stessa da input.

E’ possibile togliere un conto impostato accedendo alla gestione e cliccando sul tasto “Annulla scarico” posto in alto a destra.

N.b. nel caso la fattura abbia già una causale iva preimpostata da GB o nel cliente/fornitore sono presenti le causali predefinite (vedi Anagrafica Clienti/Fornitori - conti e causali), la causale definita dall’utente verrà “ignorata”. Sarà comunque poi possibile modificarla manualmente

Conto predefinito reg. ACQUISTO/VENDITE: permette di impostare in automatico il conto dove confluirà la registrazione, a seconda che si tratti di una fattura d’acquisto o di vendita, per tutte le righe con conti mancanti. Il conto sarà salvato come predefinito per le successive registrazioni mancanti Al click la gestione ci chiede conferma

Cliccando su si, abbiamo accesso al piano dei conti, dove andremo a selezionare manualmente il conto oppure possiamo inserire il numero dello stesso da input

E’ possibile togliere un conto impostato accedendo alla gestione e cliccando sul tasto “Annulla scarico” posto in alto a destra.

N.b. nel caso la fattura abbia già un conto preimpostato da GB o al cliente/fornitore sono presenti conti predefiniti (guida), il conto definito dall’utente verrà “ignorato”. Sarà comunque poi possibile modificarlo manualmente.

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1.1.4. Stampa:

permette una stampa dei dati presenti a video, in base alla schermata dove siamo posizionati.

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1.2.Selezione del file Xml

In questa sezione andremo a selezionare le nostre fatture elettroniche xml da importare

Nel caso la nostra selezione contenga uno o più file non importabili (per esempio perché non appartenenti alla ditta su cui stiamo facendo l’importazione o poiché hanno un formato errato) la procedura ci avverte con un messaggio d’errore.

In questo caso, come suggerito dal messaggio, saranno visualizzati solo i dati corretti sia del file che della ditta.

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1.3. Dettaglio dei file da importare

In questa sezione troviamo il dettaglio dei dati che andremo ad importare nella prima nota, divisi tra

Anagrafiche
Prima nota iva acquisto/vendita

Anagrafiche

Contiene il riepilogo dell’anagrafica Cliente/Fornitore

Cod. GB: riporta, se presente, il codice dell’anagrafica del cliente/fornitore in GB
Cod. XML: indica il codice del cliente/fornitore presente nel file XML
Anagrafica già presente: riporta il codice del cliente/fornitore se presente in GB
Denominazione
Rag. Sociale/Cognome: Ragione sociale (o eventuale cognome) del cliente/fornitore
Nome: Nome del cliente/fornitore
Cod. Fiscale: codice fiscale del cliente/fornitore
Par. Iva: Partita iva del cliente/fornitore
Indirizzo, Cap, Città, Prov: dati anagrafici del cliente/fornitore, desumibili dal file xml

Prima nota iva acquisto/vendita

A seconda della natura della nostra fattura, nel caso in cui sia una fattura d’acquisto, viene compilato il tab Prima nota iva acquisto. Viceversa i dati sono nella TAB Prima nota iva vendita.

Le due sezioni sono comunque uguali nei contenuti e comprendono le seguenti colonne:

Sel: permette di selezionare il singolo rigo
Prima nota già importata
Importabile: indica se la fattura è idonea per la registrazione, ovvero se sono raccordate le causali iva, le causali contabili e il cliente/fornitore; oppure riporta la motivazione per cui non è possibile procedere all’importazione
Data reg.: data nella quale viene effettuata la registrazione
Caus.: indica la causale contabile di registrazione
Descrizione Causale: breve descrizione della causale inserita/raccordata automaticamente
Num. Doc.: numero del documento da importare
Data Doc.: data del documento da importare
Cod. Cli/Forn: codice del Cliente/Fornitore
Descrizione Cli/Forn.: descrizione del Cliente/Fornitore selezionato
Totale: totale del documento
Registro: indica il registro Iva dove confluirà la registrazione
Causali iva: riporta le causali iva che saranno inserite nella registrazione
Conti: riporta i conti che saranno usati nella registrazione

Nella parte in basso della maschera sono riportate i totali:

delle anagrafiche presenti
delle prime note Iva Acquisto
delle prime note Iva Vendite

Salvando e rientrando di nuovo nell’importazione, in automatico sarà visualizzato l’ultimo file salvato con i raccordi già precedentemente impostati.

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2. PROCEDURA PER L’IMPORTAZIONE FATTURA ELETTRONICA DA FILE XML

2.1. Importazione File Xml e completamento dati mancanti

2.1.1. Anagrafiche

2.1.2. Raccordo causali contabili XML/GB

2.1.3. Raccordo causali Iva XML/GB

2.1.4. Raccordo conti XML/GB

2.1.1 Anagrafiche

Il primo controllo da eseguire è nelle anagrafiche clienti/fornitori importate.

In automatico il software esegue il controllo delle anagrafiche già presenti in GB e quelle presenti nel file xml. Se nella ditta ci sono dei soggetti con stessa partita Iva e stesso codice fiscale, nella colonna codice GB viene inserito il codice già utilizzato in GB. Nel caso non sia presente nell’anagrafica della ditta, viene effettuato il controllo anche nell’anagrafica comune ed eventualmente inserita con il codice dell'anagrafica comune.

Se invece i nominativi del file non sono presenti in GB possono verificarsi due casistiche:

- se il codice presente nel file XML NON è presente in GB in automatico il valore viene inserito nel campo Cod.GB;

- se il codice presente nel file XML è presente in GB, la colonna codice GB rimane vuota ed è necessario che l’utente da input o tramite “numerazione automatica” valorizzi il codice.

Per visualizzare le anagrafiche prive di codice GB inserire il check nella tab “Opzioni”

A questo punto, è possibile codificare in automatico tutte le anagrafiche prive di codice, tramite la funzione posta nella tab “Opzioni”.

Al click viene richiesto di confermare l’inserimento automatico del codice.

Confermando con “Si”, sarà riportato il primo codice GB disponibile dopo l’ultimo inserito. Esempio: se l’ultimo caricato era il 29295 in automatico sarà riportato 29296.

Conclusa la numerazione di tutte le anagrafiche clienti/fornitori, togliere il filtro e selezionarle tutte dall’opzione

NB: La selezione delle anagrafiche è obbligatori ai fini della registrazione delle prime note di acquisto/vendite. Senza anagrafica selezionata la prima nota non potrà essere importata, risulterebbe NON IDONEA.

Nella parte in basso della maschera sono riepilogate il numero delle anagrafiche selezionate/presenti , il numero delle prime note iva (fatture acquisto) selezionate/presenti e il numero delle prime note vendita (fatture vendita) selezionate/presenti

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2.1.2. Raccordo causali contabili XML/GB

Con doppio click nel campo rosso della colonna “Caus” si accede alla tabella delle causali GB da selezionare. Se l’utente è a conoscenza del codice da riportare può anche digitarlo da input direttamente.

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2.1.3. Raccordo causali Iva XML/GB

Nella colonna “Causali Iva” troviamo la relativa causale che verrà utilizzata per la registrazione. Nel caso si sia specificata una causale predefinita nell’anagrafica Clienti Fornitori [VEDI collegamento guida] questa avrà la precedenza sull’eventuale causale specificata nella sezione abbinamenti [vedi collegamento]. Nel caso invece sia presente una causale preimpostata da GB, questa prevarrà in entrambi i casi.

E’ comunque possibile modificare la stessa con doppio click nel campo in modo da accedere alla tabella delle causali da poter selezionare. Se l’utente è a conoscenza del codice da riportare può anche digitarlo da input direttamente nel campo. Nel caso siano presenti piu causali iva nel documento, è possibile indicare una causale per ogni singola riga.

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2.2.4 Raccordo conti XML/GB

Nella colonna “conto” troviamo il relativo conto che verrà utilizzato per la registrazione. Se è stato specificato un conto predefinito nell’anagrafica Clienti Fornitori (vedi Anagrafica Clienti/Fornitori - conti e causali) questo avrà la precedenza sull’eventuale conto specificato nella sezione 1.1.3 Abbinamenti.

Una volta impostati i raccordi, questi saranno mantenuti anche per le prossime importazioni.

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2.2. Prima nota acquisto – vendite – non Iva

Concluse le impostazioni delle causali contabili, iva e conti è possibile visualizzare l’elenco delle fatture da importare.

Se i raccordi sono stati tutti eseguiti, lo stato delle fatture nella colonna importabile sarà IDONEA.

Viceversa, se manca uno o più dati per permettere una corretta importazione del file, nella colonna verrà indicato il dato mancante.

Esempio: nella nostra fattura XML non è specificato il conto da movimentare

In questo caso possiamo fare doppio click nel campo conto, si accede alla maschera per l’inserimento del conto nella colonna “Conto GB”. Il conto può essere indicato anche manualmente.

Se abbiamo la necessità di impostare lo stesso conto per le fatture che si andranno ad importare successivamente possiamo impostare il raccordo tramite la tab 1.1.3 Abbinamenti

Conclusa l’operazione di abbinamento, la fattura sarà IDONEA e nella colonna del conto sarà riportato la voce selezionata durante la fase dell’abbinamento. Lo stesso sarà riportato anche su Conto predefinito, in modo che lo stesso verrà riutilizzato anche per le successive importazioni

Se i raccordi sono tutti corretti e le prime note IDONEE, per eseguire l’importazione dei dati occorre selezionarle o tramite l’opzione presente nella tab “Opzioni” (), oppure cliccando della checkbox posta a sinistra della riga ( ). Cliccando, sotto nel riepilogo saranno riepilogate le fatture selezionate e quelle presenti nella maschera.

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2.3. Importazione dei dati in prima nota

Conclusa la selezione dell’anagrafiche e delle fatture è possibile cliccare su .

Viene richiesta la conferma dei dati da importare e cliccando “SI”, in automatico il software effettua la creazione o il controllo delle anagrafiche clienti/fornitori.

Al termine dell’importazione delle anagrafiche clienti/fornitori, per procedere con le registrazioni di prima nota, confermare il messaggio e attendere l’esecuzione di tutte le prime note selezionate.

Una volta che la procedura ha concluso la registrazione delle prime note, sarà presente il messaggio:

Tornando nell’utility “Importa registrazioni” e selezionando lo stesso file, i movimenti importati non saranno visibili in quanto nelle opzioni è presente il check .

Per visualizzarle, ed eventualmente sovrascrivere le prime note in contabilità, occorrerà toglierlo.

Le prime note eseguite potranno essere visualizzate dalla prima nota “ Elenco Prima Nota”.

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