Importazione file XML fatturazione elettronica

La gestione di importazione delle fatture elettroniche consente di predisporre e registrare in prima nota tutti i documenti, emessi e ricevuti, in formato xml.

La funzione di importazione può essere utilizzata sia dagli utenti che gestiscono il ciclo attivo/passivo con la console FE sia da coloro che non utilizzano GB per l’invio/ricezione dei file xml.

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2. Accesso alla gestione di predisposizione delle prime note

La gestione che consente la registrazione delle fatture elettroniche, sia del ciclo attivo che passivo, è accessibile da:

Console FE
Contabilità/Prima nota

In Console FE, cui si accede dal pulsante “Console” quindi “Console fatturazione”

troveremo già le fatture inviate e/o ricevute e per procedere all’elaborazione delle registrazioni è necessario cliccare il pulsante “Registrazione multipla fatture”.

Per accedere alla gestione dalla contabilità è necessario collocarsi in prima nota, quindi cliccare il pulsante “Importa fattura elettronica”.

Nella gestione così aperta, troveremo le fatture eventualmente presenti in console fatturazione ma, possiamo anche importare dei file xml elaborati con altri gestionali.

Per procedere all’elaborazione delle prime note è necessario cliccare il pulsante , posto in corrispondenza di ogni documento e della colonna “Registra doc.”.

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3. Maschera impostazioni

Al 1° accesso nella gestione di registrazione delle fatture elettroniche, sia da Console fatturazione che da contabilità, viene visualizzata la maschera delle impostazioni.

La compilazione della maschera delle impostazioni è fondamentale ai fini di una corretta predisposizione dei dati per la prima nota e determina le modalità con cui l’utente vuole lavorare.

Per ogni codice attività è necessario compilare la sezione “Fatture” e la sezione “Incassi/Pagamenti”.

Al fine di semplificare la comprensione di tutte le opzioni, in corrispondenza di ogni impostazione abbiamo predisposto una guida rapida che spiega il comportamento del programma a seconda dell’attivazione o meno dell’opzione.

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3.1 Impostazioni generali documenti

Clienti/Fornitori

Numerazioni automatica clienti fornitori: questa opzione è impostata in base a quanto indicato nell’anagrafica clienti/fornitori.

Se è attiva in fase di elaborazione dei documenti il software attribuisce in modo automatico il codice del cliente/fornitore.

Se è disattivata spetta all’utente indicare manualmente il codice del cliente/fornitore direttamente nel campo.

Non aggiornare dati anagrafici: quest’opzione stabilisce se aggiornare o meno i dati anagrafici del cliente/fornitore presente in GB con quelli indicati nel file XML.

Se è attiva in fase di registrazione della scrittura in prima nota i dati del cliente/fornitore NON saranno aggiornati.

Se è disattivata in fase di registrazione della scrittura in prima nota i dati del cliente/fornitori presenti nel file XML saranno riportati nell’anagrafica del GB.

Modalità di registrazione

Registra se dettaglio fattura confermato: l’utente userà quest’opzione se preferisce confermare l’elaborazione di ogni documento prima della registrazione nella prima nota contabile. Si potrà confermare la registrazione del documento SOLO se la prima nota predisposta è formalmente corretta.

Se è attiva l’utente deve confermare il dettaglio di ogni documento prima di procedere alla registrazione in prima nota.

Se è disattivata è sufficiente che la prima nota predisposta sia corretta al fine di includere la stessa nella registrazione in contabilità.

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3.2 Documenti emessi – ricevuti

Per i documenti emessi e ricevuti le impostazioni di configurazione devono essere indicate separatamente.

Documenti emessi

Fatture con emissione di scontrini fiscali: questa opzione deve essere attivata se, contestualmente allo scontrino, viene emessa anche fattura di vendita.

Dal 2020, in corrispondenza dell’opzione “Fatture con emissione di scontrini fiscali” è stato inserito il bottone “Registri”.

Questo nuovo bottone serve per visualizzare i registri vendite abbinati ai corrispettivi, se già abilitati, oppure ne permette l’abilitazione.

L’abilitazione dei registri è necessaria per mettere l’opzione, altrimenti nei dettagli non viene caricato il registro da utilizzare in prima nota.

Di conseguenza, nella vecchia gestione dei corrispettivi non è più presente il check “Fatture/Note di credito con emissione di scontrini fiscali”.

Inoltre, sempre dal 2020, le fatture in questione sono inviate direttamente alla prima nota. Poi saranno “importate” nella nuova gestione dei corrispettivi per calcolare i totali giornalieri al netto delle fatture.

Autotrasportatori Art.74, comma 4 DPR 633/72: questa opzione deve essere attivata solo se per l’attività si applica il meccanismo di differimento dell’imposta previsto per questa particolare tipologia di soggetti.

Se è attiva il software propone le causali contabili ed Iva che consentono il differimento dell’imposta al trimestre successivo a quello di emissione del documento.

NB. Per attivare quest’opzione, nell’anagrafica della ditta, deve essere indicata la periodicità Iva “Trimestrale speciale”.

Data di registrazione

Nella maschera di configurazione è fondamentale e obbligatorio il criterio di attribuzione della data di registrazione dei documenti emessi, che quindi sarà applicata a tutti i documenti che saranno elaborati.

Dal menù “modalità” possiamo scegliere tra:

, per indicare la "data del documento" come "data di registrazione" in tutti i documenti emessi;
, per registrare tutti i documenti nel giorno indicato nel successivo campo .

Registro Iva

In presenza di più registri Iva è possibile specificare su quale devono essere registrati i documenti emessi.

Causale Iva predefinita

Se è indicata la causale Iva predefinita questa sarà indicata in tutti i documenti emessi, compatibilmente ai dati presenti nel file xml.

NB. Se per il cliente è indicata una causale Iva predefinita questa prevale su quanto indicato in configurazione

Conto predefinito

Se è indicato il conto di ricavo predefinito questo sarà indicato in tutti i documenti emessi.

NB. Se per il cliente è indicato il conto predefinito questo prevale su quanto indicato in configurazione.

Regime OSS

Questa sezione è visibile solo se in anagrafica ditta è stata indicata l'opzione per il regime "OSS".

L'opzione "Propone il totale documento e scorpora l'imposta" NON viene attivata per default dal programma.

Se tale opzione è attiva, impostando la causale contabile "OSS" il campo del totale documento sarà BLOCCATO e NON EDITABILE quindi in fase di indicazione della causale IVA quindi dell'aliquota del paese di destinazione del bene procederà ad effettuare lo scorporo dell'imposta dal totale del documento.

Se l'opzione non è attiva, si presume che il totale documento non comprensivo di imposta ma dobbiamo procedere ad integrarla quindi in fase di indicazione della causale Iva il software calcolerà l'imposta sull'imponibile indicato nel documento quindi il totale dovrà essere indicato manuale

Documenti ricevuti

Data di registrazione

Anche per i documenti ricevuti è fondamentale e obbligatorio indicare il criterio di attribuzione della data di registrazione che sarà applicata a tutti i documenti che saranno elaborati.

Dal menù “modalità” possiamo scegliere tra:

, per registrare tutti i documenti ricevuti alla data di registrazione;
, per registrare tutti i documenti ricevuti nell'ultimo giorno del mese della data di ricezione;
, per registrare tutti i documenti nel giorno indicato nel successivo campo .

Registro Iva

In presenza di più registri Iva è possibile specificare su quale devono essere registrati i documenti ricevuti.

Dal 2020 è stato aggiunto il pulsante “Sezionali” che consente di abbinare i registri Iva alle numerazioni delle fatture emesse:

L’utente deve inserire la parte fissa della numerazione della fattura stessa nella colonna “Parte fissa” e indicare il registro Iva tramite doppio click nel campo verde.

In questo modo, tutte le fatture con la numerazione indicata in “Parte fissa” verranno abbinati al registro Iva indicato.

Causale Iva predefinita

Se è indicata la causale Iva predefinita questa sarà indicata in tutti i documenti ricevuti, compatibilmente ai dati presenti nel file xml.

NB. Se per il fornitore è indicata una causale Iva predefinita questa prevale su quanto indicato in configurazione.

Conto predefinito

Se è indicato il conto di costo predefinito questo sarà indicato in tutti i documenti ricevuti.

NB. Se per il fornitore è indicato il conto predefinito questo prevale su quanto indicato in configurazione.

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3.3 Incassi – pagamenti

Nella sezione dedicata a “Incassi/Pagamenti” l’utente può decidere se per i documenti emessi e ricevuti vuole registrare il relativo incasso o pagamento.

Incassi

Registra Incassi

Se attiva per le fatture di vendita propone la registrazione dell’incasso indicato dal cliente nell’area web o in console fatturazione.

Attivando quest’opzione possiamo indicare se incassare tutte le fatture:

con “banca”, quindi eventualmente definirne il conto dall’apposito campo “banca”;

con “cassa”, quindi eventualmente definirne il conto dall’apposito campo “cassa”.

Attivando “Imposta tutte fatture incassate con:” il software propone sempre la chiusura della partita indipendentemente da quanto indicato in area web o in console fatturazione.

Pagamenti

Registra Pagamenti

Se attiva per le fatture di acquisto propone la registrazione del pagamento indicato dal cliente nell’area web o in console fatturazione.

Attivando quest’opzione possiamo indicare se pagare tutte le fatture:

con “banca”, quindi eventualmente definirne il conto dall’apposito campo “banca”;

con “cassa”, quindi eventualmente definirne il conto dall’apposito campo “cassa”.

Attivando “Imposta tutte fatture pagate con:” il software propone sempre la chiusura della partita indipendentemente da quanto indicato in area web o in console fatturazione.

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4. Struttura della maschera di importazione

La maschera è suddivisa in due sezioni:

A sinistra è visualizzato l’elenco dei mesi per cui sono presenti dei file relativi a documenti emessi e/o ricevute
A destra, dopo aver selezionato un mese, è visualizzato l’elenco dei file importati

In corrispondenza di ogni mese (parte sinistra) è visualizzata un’icona che indica:

In questa sezione sono presenti le seguenti colonne:

Stato
Nome file fattura elettronica
Cessionario/Cedente
Data documento
Numero documento
Totale documento
Visualizza
Data ricezione – solo per i documenti ricevuti
Attività
Registra doc.
Data registrazione
Stato invio file (documenti emessi)
Conf. Reg. Console
Codice fiscale intermediario
Escludi
Note

1. Stato

Questa colonna indica lo stato di elaborazione del file XML e può essere valorizzata con le seguenti icone:

2. Nome file fattura elettronica

Il nome del file è attribuito in automatico dal software in fase di CREAZIONE della fattura elettronica e serve ad identificare in modo univoco un documento.

3. Cessionario/cedente

In questa colonna viene riportato il nominati del cliente/fornitore indicato nel file XML.

4. Data documento

Nel campo “data fattura” viene riportata la data indicata nella fattura come “data documento”.

5. Numero documento

In questa colonna viene indicato il numero documento della fattura emessa/ricevuta

6. Totale documento

L’importo totale della fattura è indicato nella colonna “totale documento”.

7. Visualizza

In questa colonna sono presenti due pulsanti che permettono di avere un’anteprima del documento:

secondo lo standard proposto dall’associazione “Assosoftware”, che ripropone la classica impostazione di una fattura

secondo la visualizzazione proposta dal sistema di interscambio, che ha una struttura “ad elenco”.

8. Data ricezione

Questo campo, presente solo per i documenti ricevuti, viene valorizzato in automatico dal software con la data del documento ma quanto riportato in automatico può essere variato manualmente dall’utente.

I documenti ricevuti vengono suddivisi per mese in base alla “data ricezione” pertanto, se l’utente indica manualmente un mese diverso da quello proposto, il software visualizza un messaggio.

9. Attività

In questa colonna viene riportato il codice attività dove il documento dovrà essere registrato. Il codice attività indicato in questa maschera può essere variato direttamente dentro la gestione di elaborazione del singolo documento, cliccando il pulsante .

10. Registra doc.

Cliccando il pulsante posto in corrispondenza della colonna “registra doc.” e di ogni documento è possibile accedere alla gestione di elaborazione della prima nota.

11. Data registrazione

Se il documento è stato registrato in prima nota nel campo viene indicata la data di registrazione che l’utente ha inserito nell’apposito campo della gestione di dettaglio.

12. Stato invio file

In questa colonna è possibile avere informazioni sullo stato dell’invio delle fatture emesse.

13. Conf. Reg. Console

Questo check viene apposto dal cliente direttamente nell’area web oppure nella console FE quindi, in questa maschera, avremo semplicemente una rilettura di quanto indicato, non essendo possibile apportare modifiche direttamente da questa gestione.

14. Codice fiscale intermediario

Nella colonna “Codice fiscale intermediario” viene riportato l’intermediario su cui la fattura è stata scaricata.

15. Escludi

Apponendo il check è possibile escludere il documento dalla registrazione, nascondendolo dall’elenco dei file. Dal menù a tendina “Visualizza” è possibile recuperare i documenti esclusi selezionando “Solo fatture escluse” e togliendo il check.

16. Note

Cliccando l’icona si accede alla gestione delle “note” dove l’utente può inserire eventuali annotazioni utili alla lavorazione del documento.

L’icona del pulsante cambia in base alla presenza o meno di una nota:

nota non inserita

nota inserita

Provenienza della fattura

In questa gestione sono riportati i file XML che possono provenire da:

Console fatturazione
Importazione da file XML

Nell’elenco dei file XML è attribuita una colorazione diversa proprio per distinguerne la diversa provenienza, così come indicato nella legenda che segue:

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4.1 Funzione dei pulsanti

: consente di accedere alla maschera di configurazione iniziale

: consente di acceddere all’elenco delle anagrafiche “provvisorie” generate dal software in fase di elaborazione dei file. Le anagrafiche provvisorie di clienti e fornitori diventano “definitive” in fase di produzione della prima nota.

Le anagrafiche provvisorie sono eliminabili nel momento in cui non risultano collegate a nessun file presente all’interno della gestione “Importazione fatture elettroniche”.

L’eliminazione delle anagrafiche provvisorie si rende utile nel momento in cui l’utente ha eseguito l’importazione dei file senza mettere l’opzione “Numerazione automatica clienti e fornitori”.

In questo caso è necessario:

eliminare i file che sono stati importati
eliminare le anagrafiche provvisorie
importare di nuovo i file, dopo aver indicato l’opzione “Numerazione automatica clienti e fornitori”

L’eliminazione delle anagrafiche provvisorie può essere fatta per singolo nominativo (con la x rossa presente a fianco di ogni soggetto eliminabile) oppure massiva (con il pulsante “Elimina tutte”).

: questo pulsante deve essere utilizzato per selezionare i file XML oggetto di importazione

: questo pulsante deve essere utilizzato per modificare la data ricezione per più documenti e non per singolo documento.

Quando i file sono importati esternamente il software valorizza il campo “data ricezione” con la data del documento, non avendo riferimento dell’effettiva data di ricezione.

Per ovviare al problema di modificare manualmente tale dato, posizionandosi su un determinato periodo, è possibile modificare la data ricezione di più documenti, caricati in base al ramo selezionato:

L’attribuzione avviene, dopo aver impostato la data di ricezione, selezionando tramite check più documenti e cliccando il pulsante “Modifica data ricezione”.

Naturalmente la gestione si riferisce ai soli documenti ricevuti mentre se si seleziona un ramo dei documenti emessi, il software segnala il seguente messaggio:

: confronto tra i file presenti in GB e quelli in Agenzia delle Entrate

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4.2 Confronto tra Console FE e maschera di importazione

La maschera della Console Fatturazione e quella di importazione, presente in contabilità, in linea generale sono impostate seguendo la stessa logica, infatti troviamo la stessa suddivisione per mese dei documenti emessi ei ricevuti.

In corrispondenza di ogni mese e di ogni documento troviamo un’icona che indica lo stato di lavorazione.

In entrambe le maschere troviamo la possibilità di specificare, in caso di ditta in multiattività, il codice attività di destinazione. Se la ditta ha una sola attività questa viene impostata in automatico, come nel caso della ditta che stiamo lavorando.

Nella console telematica troviamo il check “conferma registrazione”, che viene apposto dal cliente direttamente nell’area web oppure nella console FE: il check è presente anche nella maschera d’importazione ma solo come rilettura di quanto indicato nella Console FE.

La presenza del check in corrispondenza del documento in console telematica indica che il documento può essere registrato.

Nell’area web il cliente può decidere se:

Per le fatture emesse:

- confermare automaticamente la fattura di vendita al momento dell’invio

oppure

- confermare automaticamente la fattura di vendita al momento dello scarico della ricevuta

Per le fatture ricevute:

- confermare automaticamente la registrazione della fattura di acquisto alla ricezione del documento

oppure

- confermare automaticamente la registrazione della fattura di acquisto al momento della visualizzazione

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4.3 Importazione dei file XML

Per importare uno o più file XML, nella gestione di importazione presente in prima nota, è necessario cliccare il pulsante .

Selezionare i file xml posti sotto un percorso del PC quindi cliccare “Apri”.

A questo punto la procedura visualizza la seguente maschera di riepilogo:

Dove possiamo vedere:

l’elenco dei file importati
se il file XML è formalmente corretto
se i file sono della ditta
l’anno del documento
il numero delle fatture contenute nel file
quindi se il file è importabile o meno

In questa maschera sono segnalati anche eventuali file che sono già stata importati quindi NON reimportabili.

Confermiamo con “OK” e un messaggio ci conferma il completamento della procedura riepilogando il numero dei file importati ed eventualmente non importati.

Nel caso di più codici attività, una volta importati i file xml, è necessario scegliere tramite la colonna “Attività”, a quale codice attività si riferiscono i documenti in modo da poterli registrare nel modo corretto.

Se il codice attività non viene specificato, i documenti non saranno visibili all’interno del dettaglio. Infatti, se clicco per la predisposizione della prima nota, GB mi segnala che:

4.4 Elimina

Il pulsante “Elimina” permette l’eliminazione massiva dei file importati e non gestiti dalla console.

Nella maschera che si apre sono caricati quindi solo i file importati da esterno pe cui ancora non è stata generata la registrazione della prima nota.

4.5 Verifica file

Il pulsante “Verifica file” permette di effettuare un controllo tra i file presenti nel software GB e quelli presenti in “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Per effettuare la verifica è necessario posizionarsi in un determinato mese delle fatture emesse o ricevute e cliccare il pulsante ‘Verifica file’.

Se l’intermediario non possiede la delega viene restituito il messaggio e non sarà possibile eseguire il controllo.

Se invece la delega per accedere a ‘Fatture e corrispettivi’ è presente, si aprirà una maschera con il dettaglio delle fatture e l’esito del controllo effettuato:

Gli stati dettaglio che possono verificarsi sono:

- : fattura presente su GB e Agenzia delle Entrate

- : fattura presente in GB ma non in Agenzia delle Entrate

- : fattura presente in Agenzia delle Entrate ma non in GB

Posizionandosi sopra alle tooltip è possibile visualizzare lo stato del documento e come poter risolvere l’anomalia.

Ad esempio, se la fattura è presente solo in ‘Fatture e corrispettivi’ dell’Agenzia delle Entrate ma non in GB, viene visualizzato:

Se invece in GB sono presenti le fatture mentre mancano in Ade viene visualizzato il seguente messaggio: