1. |
la legge ed il relativo provvedimento, prevedono l’obbligo della tenuta di un Archivio Unico Informatico, nel quale i predetti professionisti ed operatori non finanziari sono obbligati alla registrazione dei dati e delle informazioni richieste in materia di Antiriciclaggio; |
2. |
l’Archivio Unico Informatico: |
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A. |
deve essere tenuto secondo gli standards tecnici di cui all’allegato B) del provvedimento UIC e deve consentire di individuare le operazioni frazionate di cui al paragrafo 1, della parte II; |
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B. |
deve essere unico per ogni professionista, anche qualora si tratti di studio associato o di società ferme restando le rispettive peculiarità, previste dal provvedimento UIC; |
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C. |
deve rispettare i criteri di ordinamento, previsti al punto 1.9, allegato B) del provv.to UIC; |
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D. |
deve rispettare le previsioni delle chiavi e funzioni di ricerca previste al punto 1.10, all.to B); |
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E. |
deve prevedere registrazioni complete e qualora queste siano incomplete si dovranno utilizzare archivi diversi, che se pur logicamente connessi, dovranno essere fisicamente distinti; |
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F. |
deve essere prevista una sintetica documentazione delle procedure informatiche utilizzate con particolare riguardo: |
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1. |
alle modalità di alimentazione degli archivi, di scarico dei dati più vecchi, e di cancellazione delle evidenze del registro; |
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2. |
alle modalità di esecuzione delle funzioni di ricerca; |
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3. |
alla struttura dei due archivi, indicante anche le modalità di assegnazione dell'identificativo registrazione e dell'identificativo cliente; |
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4. |
l'eventuale sistema di supporto al controllo dei casi di frazionamento.
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Qualora l’operatore faccia uso di un pacchetto applicativo prodotto da software-house, l'obbligo di conservare la parte più analitica della documentazione ricade su queste ultime; |
| 3. |
la registrazione può essere cancellata dal registro informatico (archivi dei dati recenti o "storici") al trascorrere di 10 anni dalla data di registrazione (attività svolte). Per l'archivio anagrafico la cancellazione è subordinata alla avvenuta cancellazione di tutte le attività in cui il soggetto è coinvolto. (punto 1.11 dell’allegato A); |
| 4. |
l’accesso agli archivi deve avvenire tramite utilizzo di credenziali nel rispetto delle norme di sicurezza previste dagli art.li da 31 a 36 del D.Lgs 196/03; |
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devono essere evidenziate le anomalie riportate nell’allegato B) UIC, e se del caso provvedere alla loro segnalazione all’Ufficio Italiano Cambi; |
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devono essere segnalate, all’Ufficio Italiano Cambi, le operazioni sospette; |
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deve essere rilasciata idonea informativa ai clienti ai sensi dell’art. 11 del Dlgs. 196/2003; |
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devono essere istituiti dei controlli interni per verificare la corretta attuazione degli obblighi previsti in materia di antiriciclaggio; |
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deve essere data idonea formazione ai collaboratori, con carattere di continuità e sistematicità, al fine evidenziare all’operatore, le situazioni di sospetto. |
10 |
la legge non prevede alcun obbligo a carico del produttore di “Certificazione” ne è previsto il rilascio di “Autorizzazioni o Abilitazioni” da parte Enti, Organizzazione o organo dello Stato ma pone a carico del produttore del software l’obbligo di fornire la documentazione tecnica. |
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tutto ciò premesso GBsoftware dichiara che
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l’applicazione Antiriciclaggio destinata alla tenuta dell’Archivio Unico Informatico risponde ai requisiti previsti dalla legge sopra evidenziati, nelle seguenti modalità:
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A. |
la corretta gestione della applicazione Antiriciclaggio, seguendo le istruzioni disponibili nella stessa, permette la tenuta dell’Archivio Unico Informatico, nel rispetto delle norme precitate, con particolare riferimento alla identificazione dei clienti ed alla registrazione delle prestazioni.(rif.1) |
| B. |
l’Archivio Unico Informatico, tenuto con l’applicazione Antiriciclaggio permette il rispetto delle previsioni indicate al punto 2 che precede. La procedura è già corredata della parte descrittiva sul funzionamento della applicazione e pertanto tale previsione è rispettata a condizione che il professionista e/o i verificatori la consultino. I campi e le loro proprietà sono visibili in chiaro direttamente sulla applicazione. Un manuale, elettronico e visivo, è disponibile in linea. Viene fornito un servizio di assistenza. In caso di specifiche e particolari richieste, che in situazioni eccezionali si potessero verificare, GBsoftware dichiara fin d’ora la propria disponibilità a supportarle telefonicamente assistendo e dando le informazioni necessarie al cliente ed ai verificatori. La procedura per lo scarico degli archivi prevista al punto f1), sarà messa a disposizione a richiesta del cliente, ma comunque non prima del marzo 2007. (rif.2) |
| C. |
L’archivio Unico Informatico è tenuto in modalità informatica, secondo le previsioni degli standards tecnici previsti dall’allegato B) del Provvedimento UIC del 24/02/2006 ai quali si rimanda. L’accesso agli archivi può avvenire esclusivamente con l’utilizzo della applicazione ed i dati non sono eliminabili o modificabili. La versione Antiriciclaggio oggetto di questa dichiarazione non è abilitata alla tenuta dell’Archivio Unico Informatico nelle modalità previste dai Centri servizi. Ciò sarà possibile soltanto a seguito di specifica autorizzazione rilasciata a parte da GBsoftware srl. Non è possibile cancellare, o modificare gli archivi. Ogni operazione di intervento sugli stessi deve avvenire tramite l’applicazione e ne viene lasciata traccia. La funzione che permette la cancellazione al termine dei 10 anni, verrà messa a disposizione in tale data; (rif.3) |
| D. |
L’accesso all’Archivio Unico Informatico avviene tramite processo di autenticazione possibile soltanto al proprietario delle credenziali e pertanto non ne è permesso l’accesso a terzi che non siano autorizzati dal titolare. Soltanto il titolare può abilitare altri soggetti all’accesso ai dati ed alle informazioni contenute negli archivi informatici. Resta a carico del professionista titolare il rispetto delle norme previste in materia di sicurezza di cui dagli articoli da 31 a 36 del D.Lgs 196/03. GBsoftware, a richiesta del cliente mette a disposizione un corso su web, relativo alla corretta applicazione delle misure minime di sicurezza. (rif.4) |
| E. |
Nella applicazione Antiriciclaggio è disponibile una procedura che permette la evidenziazione delle anomalie, cosi’ come previste dal provvedimenti UIC allegato C); (rif.5) |
| F. |
Nella applicazione Antir143 è disponibile la procedura che permette la compilazione delle operazioni sospette da inviare all’Ufficio Italiano Cambi, nelle modalità previste dallo stesso. In alternativa l’utente potrà utilizzare l’apposita sezione disponibile sul sito www.uic.it; (rif.6) |
| G. |
L’applicazione prevede la possibilità di rilasciare le informative previste dall’art. 11 del D.Lgs 30/06/2003 n. 196. Resta a carico dell’utente la libera determinazione del testo da produrre. GBsoftware srl si riserva la facoltà di proporre e mettere a disposizione dei testi base che l’utente dovrà e potrà modificare in base alla sua necessità. è prevista l’archiviazione delle informative rilasciate. (rif.7) |
| H. |
L’applicazione prevede una procedura che permette la verifica dei controlli attuati nella struttura al fine di attestarne la rispondenza alle previsioni della norma;(rif. 8) |
| I. |
L’applicazione prevede una procedura che permette la verifica dell’attuazione del piano di formazione nei tempi e nei modi programmati. (rif. 9) |
| J. |
Il rilascio di “Certificazione” della applicazione non è possibile in quanto non esiste un Ente abilitato a dichiarare ciò, ne tantomeno è possibile dichiarare “Autorizzazioni o Abilitazioni” , non prevedendo la legge l’ente o autorità preposta a ciò. Siamo consci che nel mercato c’è chi lo dichiara, ma ciò, a nostro avviso, oltre che scorretto, è illegale. GBsoftware si impegna ad aggiornare l’applicazione, di volta in volta che la legge o le varie disposizioni lo richiederanno, e apporterà migliorie alla stessa per rendere l’applicazione sempre più rispettosa della norma. Nel contempo l’utente da atto che deve utilizzare correttamente l’applicazione, aggiornarla richiedere assistenza, ogniqualvolta ne abbia la necessità. (rif. 10) |
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Visto il lungo periodo di conservazione dell’archivio previsto dalla legge (10 anni), e considerate le possibili evoluzioni tecnologiche, GBsoftware si impegna, a garantire la continuità degli archivi ed a proporre una versione adeguata ai nuovi standards qualora ciò si dovesse rendere necessario. |
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