Prova INTEGRATO GB
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Guida Console Web Torna indietro
N° doc. 35.573
GBsoftware S.p.A.
 
 1. Piano dei conti/Causali - 1.1 Piano dei conti
 1. Antir 141_Plus per Professionisti (art. 141)
 1. Piano dei conti/Causali - 1.2 Importazione dei dati da procedure esterne
 1. Piano dei conti/Causali - 1.2 Causali Contabile
 1. Piano dei conti/Causali - 1.3 Conti Comuni
 1. Piano dei conti/Causali - 1.3 Causali Iva
 3. Clienti/Fornitori/Percipienti
 4. Cespiti
 4. Cespiti - 4.1 Tabelle
 4. Cespiti - 4.2 Anagrafe beni e calcolo
 4. Cespiti - 4.3 Calcoli
 4. Cespiti - 4.4 Dati per altre applicazioni
 4. Cespiti - 4.5 Utility
 5. Percipienti
 6. Fatture
 7. Prima Nota
 8. Schede contabili
 Prima Nota - 7.3.2 Elenco prima nota
 9. Gestioni Iva
 10. Libri obbligatori
 11. Bilancio e gestioni collegate
 11. Bilancio e gestioni collegate - 11.1 Bilancio di esercizio/Situazione contabile
 11. Bilancio e gestioni collegate - 11.2 Prospetti contabili
 11. Bilancio e gestioni collegate - 11.3 Prospetti fiscali
 11. Bilancio e gestioni collegate - 11.4 Indici di coerenza
 11. Bilancio e gestioni collegate - 11.5 Verifica dei minimi
 22. Bilancio Europeo 2009 - 22.1 Bilancio CEE
 22. Bilancio Europeo 2009 - 22.2 Nota integrativa/Relazioni/Verbali
 21. Bilancio Europeo 2010 - 21.1 Bilancio CEE IV direttiva
 21. Bilancio Europeo 2010 - 21.3 Calcolo delle imposte Correnti - Anticipate - Differite
 21. Bilancio Europeo 2010 - 21.2 Gestione completa della produzione del fascicolo in PDF/A e .Xbrl
 21. Bilancio Europeo 2010 - 21.4 Bilancio riclassificato
 21. Bilancio Europeo 2011
 21. Bilancio Europeo 2013
 31.8 Dichiarazione IVA Base
 31.8 Modello 770 Semplificato
 31.12 Studi di Settore 2010
 31.12 Studi di Settore 2011
 31.6 Dichiarazione Annuale IVA
 52.5 Comunicazione Iva nei paesi Black List
 52.1 Comunicazione Annuale Dati IVA
 52.2 Modelli Intracomunitari
 52.3 Dichiarazione di Intento
 52.4 TR - richiesta a rimborso
 33.1 Persone Fisiche
 33.2 Società di Persone
 33.3 Società di Capitali
 33.4 Enti Non Commerciali
 31.9 Dichiarazione Modello IRAP 2010
 31.9 Dichiarazione Modello IRAP 2011
 31.13 Dichiarazione Modello 730
 31.11 Gestione Terreni e Fabbricati (ICI)
 12. Regimi Speciali
 12. Regime del Margine
 1. Modello F23
 2. Modello F24
 2. Saldi di Bilancio
 21. Bilancio Europeo 2011 - Menù generale Bilancio
 21.2 Bilancio Europeo 2011 - Gestione completa della produzione del fascicolo in PDF/A e .Xbrl
Guida Console Web
 

 

 Guida alla Fatturazione Web

Console Web

Grazie alla Console Web è possibile accedere alle funzionalità della Fatturazione Elettronica tramite una comoda interfaccia Web.

Attraverso l’inserimento di credenziali univoche, sarà possibile accedere alla propria area personale, dove saranno presenti i documenti inviati e ricevuti in formato elettronico, eventualmente divisi per ogni ditta gestita.

Oltre a questo, la Console Web costituisce una sorta di “archivio condiviso”, dove il proprio commercialista o studio potrà accedervi al fine di vedere e registrare i documenti emessi e pervenuti alla propria ditta (o ditte).

1. Accesso alla Gestione

2. Ciclo Attivo

2.1. Importazione XML esterni

2.2. Controllo del File

2.3. Invio del File

2.4. Comunicazioni allo Studio/Commercialista

2.5. Emissione Ri.ba

3. Ciclo Passivo

3.1. Creazione Distinta XML

3.2. Creazione e aggiornamento automatico dei fornitori

4. Opzioni Console

 

1. Accesso alla Gestione

Per poter accedere alla Console Web è necessario che il proprio studio/consulente abbia abilitato la Console WEB per la nostra utenza. Ciò sarà testimoniato dal fatto che riceveremo a mezzo mail da parte del consulente le credenziali per il primo accesso. L’abilitazione comporta anche la creazione dello spazio Web dove perverranno le fatture elettroniche.

 

Una volta ricevute le credenziali possiamo accedere alla gestione tramite questa pagina web.

Inserite le credenziali, al primo accesso ci viene chiesto di variare la password.

Una volta fatto ciò, se abbiamo più ditte collegate alla nostra console web, andiamo a selezionare la ditta di riferimento  e l'anno dell'esercizio  .

Selezionata la ditta e l'esercizio ci troveremo nella schermata principale della gestione:

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2. Ciclo attivo 

Attraverso il ciclo attivo possiamo eseguire all’interno della Console Web l’invio delle fatture elettroniche attive, il monitoraggio delle ricevute/notifiche senza dover accedere al Sistema d’Interscambio e gestire le comunicazioni tra cliente e studio per la registrazione delle fatture emesse.

Sarà poi quindi possibile:

  • Effettuare un controllo preventivo per vedere se il file da inviare è formalmente corretto, in modo da evitare che venga scartato dal Sistema d’Interscambio
  • Firmare digitalmente il file da inviare e procederne con l’invio al Sistema d’interscambio, tenendone sotto controllo il suo stato (scartato, consegnato, da inoltrare, mancata consegna)
  • Confermare per la registrazione le fatture allo studio/consulente, inserendo dati inerenti l’incasso o altre note da comunicare

Per accedere al ciclo attivo è necessario posizionarsi nella sezione 

Nella sezione di sinistra troveremo l’elenco delle fatture emesse divise per mese di emissione. E’ possibile filtrare le fatture per mese, selezionando il mese di riferimento, oppure tutte le fatture nell’anno cliccando Fatture elettroniche – Emesse

La sezione di destra, invece, contiene l’elenco delle fatture selezionate nella sezione a sinistra.

Per ogni fattura viene riportato:

  • Seleziona: tramite questo check è possibile selezionare una, più o tutte le fatture;
  • Nome Fattura elettronica non firmata: riporta il nome del file della fattura elettronica non firmata;
  • Tipo Documentoindica la tipologia del documento. Può assumere uno dei seguenti valori:
    • TD01: fattura
    • TD02: acconto/anticipo su fattura
    • TD03: acconto/anticipo su parcella
    • TD04: nota di credito
    • TD05: nota di debito
    • TD06: parcella
    • TD20: autofattura
  • Cessionario/Committente: riporta il nome del Cessionario o del Committente della fattura;
  • Numero e Data fattura;
  • Importo: importo del documento (al netto dell’Iva);
  • Iva: Iva del documento;
  • Totale documento: somma dell'importo e dell'Iva;
  • …: da qui è visualizzabile un dettaglio del file, oltre a vedere copia della ricevuta/notifica. ?

Esempio del dettaglio di una fattura per la quale è già stata scaricata la notifica.

  • Informazioni sul file: in questa sezione vengono riportati i dati relativi al numero e data della fattura, il cedente/prestatore e il cessionario/committente. Viene inoltre indicato l’Idsdi ovvero l’identificativo univoco attribuito dal Sistema d’Interscambio a ogni file in entrata;
  • Controllo Fattura/Firma/Invio: per ogni operazione viene riportato quando questa è stata effettuata (Data e Ora) e chi ha eseguito l’operazione (Username). Nel Controllo, se è stato eseguito, viene riportato anche l’esito. Nell’invio, se eseguito, viene riportato il nome del supporto d’invio.
  • Ricevuta/Notifica: se è stata scaricata la ricevuta (o notifica) della fattura, verrà visualizzata in quest’area.
  • Visualizza: permette di visualizzare la fattura elettronica attiva, sia secondo lo standard XML FE () che secondo lo standard messo a punto da AssoSoftware(), per maggiori informazioni fare click qui. Da qui è inoltre possibile procedere con lo scarico del documento sia in PDF che in XML. Nel caso in cui si proceda con lo scarico del file in formato XML, un messaggio di avviso ci comunca se vogliamo scaricare il file firmato:

  • Nel caso si risponda SI il file scaricato sarà quello provvisto di firma digitale,
  • Nel caso si risponda NO il file scaricato non conterrà la firma digitale.
  • Controlla fattura: cliccando è possibile eseguire il controllo del file da inviare tramite un codice di sicurezza e evidenzia se il controllo del file xml ha avuto esito
    • positivo ,
    • positivo con errori non bloccanti ,
    • negativo : in questo caso la procedura non permette di proseguire con i passaggi successivi.

E’ comunque possibile procedere con i passi successivi senza aver effettuato il controllo del file.

Per aprire il dettaglio è comunque sufficiente fare click sull’icona.

  • Firma: cliccando qui viene apposta la firma automatica sul file con le credenziali della GbSoftware;
  • Invio: cliccando in automatico effettua l’invio del file al Sdi;
  • Stato: viene evidenziato il processo di avanzamento dell’invio della fattura;
  • Ricevuta/Notifica permette di controllare lo stato della ricevuta/notifica Deve essere scaricata premendo sul tasto Una volta scaricata il pulsante verrà sostituito da una spunta . Nel caso in cui sia presente una Notifica di impossibilità di recapito sarà presente questa icona . Infine se vi è una Notifica di Scarto l’icona sarà .

E’ possibile effettuare Firma, Invio e scarico della ricevuta/notifica per più documenti contemporaneamente.

Per fare ciò, innanzi tutto è necessario selezionare i documenti oggetto dell’operazione da eseguire:

A questo punto, nel caso ad esempio si voglia procedere con la Firma, fare click su uno dei pulsanti :

Terminata l’operazione, verrà quindi mostrato un riepilogo generale:

La stessa metodologia è applicabile anche all’invio delle fatture e allo scarico delle ricevute notifiche. E’ sufficiente selezionare i singoli documenti e poi fare click sul relativo pulsante dell’operazione ( o ).

Le successive colonne riguardano invece tutte quelle informazioni che risulteranno essere utili al commercialista/studio per la contabilizzazione del documento emesso:

  • Attività: presente solo nel caso in cui la ditta selezionata abbia più codici attività, permette di indicare il codice attività dove la fattura emessa verrà contabilizzata
  • Conferma.reg.: Mettendo la spunta su tale check e cliccando su  nella colonna Salva, si confermerà la fattura allo Studio, rendendola idonea alla registrazione. 
  • Reg. fatt.: indica che la fattura è stata contabilizzata dallo studio.
  • Incassi: permette di indicare i dati relativi all’incasso del documento. Al click su  viene aperta questa maschera:

Se la relativa opzione è attivata, tale sezione all’apertura viene compilata in automatico con i dati presenti nel file XML.

Per ogni singolo pagamento può essere indicato:

  • La data
  • L’importo
  • La modalità di pagamento
  • La banca della ditta. Cliccando sul pulsante  sarà possibile accedere alla maschera delle banche della ditta.
  • Confermare il pagamento: Mettendo la spunta su tale check si confermerà il pagamento allo Studio, rendendolo idoneo per la registrazione.

Nel caso in cui il documento sia stato pagato in più rate è necessario fare click sul tasto . Viene aggiunta una nuova riga dove è possibile aggiungere l’ulteriore incasso per il medesimo documento.

E’ inoltre possibile inserire una Nota a piacere nel documento, la quale sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione.

Una volta terminato di inserire i dati è sufficiente fare click su  per salvare il tutto.

Tali dati, sebbene non siano obbligatori, verranno poi usati dallo “Studio” per la corretta contabilizzazione del pagamento in prima nota.

Ritornando alla schermata principale, se sono presenti dati per il pagamento confermati la relativa icona sarà colorata in verde , nel caso invece sia presente un pagamento non confermato l’icona avrà colore giallo .

Quando il documento è stato contabilizzato dallo Studio/Commercialista la maschera di dettaglio si presenterà in questo modo:

I Pagamenti e le Note risulteranno essere bloccati . Nel caso in cui si voglia comunque aggiungere un pagamento (il quale non sarà comunque sincronizzato con lo Studio) è sufficiente fare click su .

Dopo aver confermato di voler procedere con lo sblocco dei pagamenti, verrà aggiunta in automatico un’ulteriore riga di dettaglio:


 

A questo punto sarà possibile inserire i dati inerenti il pagamento come visto precedentemente. Come suggerito dalla descrizione, i dati inseriti in questa riga non saranno sincronizzabili con lo studio.

  • Note: permette di inserire una nota a piacere. La nota sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione. Se è stata riportata una nota negli Incassi, la stessa verrà riportata qui e viceversa. Se sono presenti note la relativa icona sarà colorata in verde 
  • Salva: permette di salvare i dati della riga.
  • Dati Conferma: riporta numero della licenza, data e ora di chi ha confermato il documento.

Nel momento in cui verrà effettuata la selezione, sarà possibile effettuare queste operazioni tramite i pulsanti che compariranno in basso a destra:

  • permette di generare un pdf delle fatture selezionate, è possibile selezionare tra il formato FE oppure il formato Assosoftware;
  • permette la stampa dell’elenco delle fatture;
  • : permette di scaricare in locale i file XML delle fatture selezionate.

Cliccando sul tasto posto in basso a sinistra  sarà possibile aggiungere o togliere le colonne sopra riportate.

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2.1. Importazione XML esterni

Tramite questa funzione si possono importare nella Console Web file XML prodotti esternamente dalla procedura, per poi poter procedere alla firma ed invio.

Cliccando si aprirà la gestione dove:

 

  •  nel caso siano presenti più Codici Attività, specificheremo il singolo codice a cui fa riferimento il file che stiamo importando
  •  procederemo a selezionare il file da importare

A questo punto, una volta che il file è stato importato, sarà possibile procedere i passaggi successivi.

N.B. i file importati esternamente sono identificabili rispetto a quelli creati da Fatture Web GB da un asterisco (*) posto a destra del nome del file.

 

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2.2. Controllo del File

Prima di inviare il file è possibile effettuare un controllo di verifica di correttezza (procedura non obbligatoria). Il Sistema d’Interscambio al momento dell’invio del file esegue una serie di controlli formali.

L'eventuale presenza di errori viene segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo l'intervento correttivo da effettuare.

Per avere un elenco dei controlli e degli errori riscontrati dal Sistema di Interscambio consultare la sezione Controlli ed errori.

Se il file inviato ha uno di questi controlli non superati, il Sistema d’Interscambio scarta il file e invia al trasmittente una notifica di scarto.

Per evitare questo, prima di inviare il file è consigliato eseguire la procedura di controllo dal pulsante .

Cliccando si accede alla maschera di controllo dove è necessario digitare il “Codice di sicurezza” visualizzato a video e cliccare su “Esegui Controllo”.

Se il codice inserito è errato, cliccare nella scritta “Richiedi nuovo codice di sicurezza”.

Il codice di sicurezza è richiesto dal sito ufficiale del Sistema d’Interscambio (http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm).

I soli controlli che non vengono eseguiti da questa applicazione, rispetto a quelli che effettua il Sistema di Interscambio, riguardano l'unicità del nome del file FatturaPA, l'unicità dell'identificativo progressivo della fattura e l'esistenza o meno del CodiceDestinatario (Codice Ufficio del destinatario, come riportato nel sito dell'IndicePA).

Se il file risulta corretto l’esito del controllo sarà,

altrimenti sarà segnalato la tipologia di anomalia NON BLOCCANTE o BLOCCANTE  .

Se l’esito è BLOCCANTE il file non può essere inviato in quanto sarebbe scartato dal Sistema:

  •  nella colonna del controlla file
  • pulsante invio disabilitato

Per risolvere la problematica rilevata è necessario:

  • accedere alla Fatturazione Web – Riepilogo Documenti
  • selezionare il documento da correggere
  • destoricizzare il documento contenente errori
  • modificare la fattura nella parte dell’anomalia rilevata
  • Salvare e creare di nuovo la F.E.
  • inviare di nuovo la fattura alla “Console Fatturazione”

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2.3. Invio del File

L’invio del file è possibile solo se il file è stato selezionato ed eventualmente controllato (passaggio non obbligatorio).

Se il file viene controllato e riporta errori bloccanti  l’invio non sarà possibile (pulsante INVIO non presente).

Se invece il controllo è corretto  o con errori non bloccanti il pulsante “Invio” sarà attivo dopo aver Firmato il file.

Cliccando , il software in automatico trasmette il file al Sistema d’Interscambio e conferma l’avvenuta trasmissione.

Lo stato della fattura assumerà il primo step “Inviata al Sdi”.

NB: la tipologia dello “Stato” varia in base ai tempi impiegati dal Sdi per verificare e trasmettere il file xml al destinatario.

Se nella verifica del file da parte del Sdi ci sono delle anomalie bloccanti lo “Stato” sarà: “Scartato”.

Se la fattura risulta “Inoltrata” è possibile già visionare la ricevuta.

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2.4. Comunicazioni allo Studio/Commercialista

Una volta che il documento è stato inviato ed accettato all’SdI si possono inserire ulteriori informazioni utili allo Studio/Commercialista per la contabilizzazione dei documenti.

La funzione comprende le seguenti colonne:

  • Attività: presente solo nel caso in cui la ditta selezionata abbia più codici attività, permette di indicare il codice attività dove la fattura emessa verrà contabilizzata
  • Conferma.reg. fattura: Mettendo la spunta su tale check e cliccando su  nella colonna Salva, si confermerà la fattura allo Studio, rendendola idonea alla registrazione. 
  • Reg. fatt.: indica che la fattura è stata contabilizzata dallo studio.
  • Incassi: permette di indicare i dati relativi all’incasso del documento. Al click su  viene aperta questa maschera:

Se la relativa opzione è attivata, tale sezione all’apertura viene compilata in automatico con i dati presenti nel file XML.

Per ogni singolo pagamento può essere indicato:

  • La data
  • L’importo
  • La modalità di pagamento
  • La banca della ditta. Cliccando sul pulsante  sarà possibile accedere alla maschera delle banche della ditta.
  • Confermare il pagamento: Mettendo la spunta su tale check si confermerà il pagamento allo Studio, rendendolo idoneo per la registrazione.

Nel caso in cui il documento sia stato pagato in più rate è necessario fare click sul tasto . Viene aggiunta una nuova riga dove è possibile aggiungere l’ulteriore incasso per il medesimo documento.

E’ inoltre possibile inserire una Nota a piacere nel documento, la quale sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione.

Una volta terminato di inserire i dati è sufficiente fare click su  per salvare il tutto.

Tali dati, sebbene non siano obbligatori, verranno poi usati dallo “Studio” per la corretta contabilizzazione del pagamento in prima nota.

Ritornando alla schermata principale, se sono presenti dati per il pagamento confermati la relativa icona sarà colorata in verde , nel caso invece sia presente un pagamento non confermato l’icona avrà colore giallo .

Quando il documento è stato contabilizzato dallo Studio/Commercialista la maschera di dettaglio si presenterà in questo modo:

I Pagamenti e le Note risulteranno essere bloccati in quanto il documento è già sincronizzato con lo Studio/Commercialista. Nel caso in cui si voglia comunque aggiungere un pagamento (il quale non sarà comunque sincronizzato con lo Studio) è sufficiente fare click su .

Dopo aver confermato di voler procedere con lo sblocco dei pagamenti, verrà aggiunta in automatico un’ulteriore riga di dettaglio:


 

A questo punto sarà possibile inserire i dati inerenti il pagamento come visto precedentemente. Come suggerito dalla descrizione, i dati inseriti in questa riga non saranno sincronizzabili con lo studio.

  • Note: permette di inserire una nota a piacere. La nota sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione. Se è stata riportata una nota negli Incassi, la stessa verrà riportata qui e viceversa. Se sono presenti note la relativa icona sarà colorata in verde 
  • Salva: permette di salvare i dati della riga.
  • Dati Conferma: riporta numero della licenza, data e ora di chi ha confermato il documento.

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2.5. Emissione Ri.ba 

Per le fatture/parcelle attive è possibile generare una distinta in formato .rib, la quale può essere caricata nel proprio home banking - abilitato al servizio -  per poter emettere le ricevute bancarie delle fatture selezionate, senza dover reinserire manualmente i dati. Tale file verrà compilato secondo lo standard CBI versione 6.02

Prima di poter procedere alla creazione della distinta è necessario verificare che sia presente almeno una banca ditta codificata con i dati necessari per la creazione delle Ri.ba (come le coordinate bancarie ed il codice SIA. Rivolgersi al proprio istituto per ottenere tali dati).

Per compilare tale dati è necessario andare in Anagrafica Ditte…

…procedere quindi in Dati Fatturazione e Banca Ditta:

A questo punto:

  • Se non è stata inserita alcuna banca della ditta, sarà necessario crearne una nuova ed inserire tutti i dati inerenti la stessa (per maggiori informazioni cliccare qui);
  • Se è già presente una banca ditta verificare di aver compilato il campo inerente le coordinate bancarie ed il codice SIA della banca.

Se sono codificati più istituti di credito deve esserne selezionato uno come predefinito (check su colonna Pred.): tale banca sarà utilizzata come banca d’appoggio per l’emissione delle Ri.ba.

 

Dopo che è stata configurata la banca di appoggio per l’emissione delle Ri.ba è possibile procedere con la generazione della distinta.

Selezionando una o più fatture attive in basso a destra sarà visibile il tasto “Produci Ri.ba”.

 

Una volta fatto click su tale pulsante verrà aperta una maschera di riepilogo della distinta che si sta andando a creare.

Da tale maschera sarà possibile rivedere e controllare le singole disposizioni di incasso eventualmente modificando o integrando i dati proposti di default dalla procedura. 

Numero disposizione: indica il numero della disposizione selezionata. E’ possibile scorrere le successive disposizioni tramite le frecce laterali. Se una disposizione contiene un errore bloccante tale campo sarà rosso e accanto sarà riportato il numero di disposizione da verificare.

 

Importo pagamento: Importo della Ri.ba.

Debitore: destinatario della Ri.ba.

Abi/Cab del Debitore: codice ABI e CAB del debitore. Qualora non siano contenuti nel documento di cui si sta generando la distinta (oppure sia formalmente errato) dovranno essere indicati manualmente.

Data pagamento: indica la data di scadenza della ricevuta bancaria. Di default viene inserita la data del fine mese.

Causale documento: Causale della Ricevuta. Di default viene riportato il numero del documento e la data dello stesso. E’ comunque possibile inserire una descrizione a piacere.

Abi/Cab/ c/c del Creditore: dati inerenti il conto di accredito della distinta. E’ comune per tutte le disposizioni. Di default viene preso quello contenuto qui. Può essere comunque modificato manualmente.

Data disposizione: data di creazione della distinta. E’ comune per tutte le disposizioni. Di default viene inserita la data odierna ma è comunque modificabile.

 

DISTINTA CON ERRORI BLOCCANTI

Nel caso in cui una o più distinte contengano degli errori che impediscono la creazione del file, verrà segnalato tramite messaggio.

Nell’esempio sotto riportato la distinta numero 2 contiene degli errori di compilazione, pertanto il tasto “Genera RiBa” risulta essere disattivato.

Andiamo a selezionare la disposizione numero 2 e vediamo che non è presente l’ABI e il CAB del creditore.

Inserendo tali dati l’errore verrà risolto. Pertanto verrà attivato il tasto Genera Ri.Ba.

Cliccato su tale pulsante, il file .rib verrà creato quindi nella cartella “Download” (percorso di default “C:\Users\*nome utente*\Downloads).

 

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3. Ciclo Passivo 

Tramite la gestione del ciclo passivo possiamo:

  • Ricevere le stesse senza installare programmi (previa abilitazione della FE da parte dello studio/commercialista e dopo aver fornito il codice cliente ai propri fornitori
  • Vedere e stampare i documenti pervenuti attraverso il Sistema d’Interscambio
  • Confermarle per la registrazione allo studio/consulente, in modo da evitare di doverle inviare in altra maniera (e-mail, cartaceo ecc…) ed evitando così ritardi o omissioni.
  • Procedere alla creazione di una distinta in formato XML (secondo lo standard Credit Transfer CBI V.4.00), in modo da poter importare tale file nel proprio home banking e procedere ai bonifici delle proprie fatture passive in pochi click, senza dover reinserire manualmente tutti i dati

Nella sezione di sinistra troveremo l’elenco delle fatture ricevute B2B divise per mese di emissione. E’ possibile filtrare le fatture per mese, selezionando nella sezione di sinistra il mese di riferimento, oppure tutte le fatture nell’anno di riferimento cliccando Fattura B2B Ricevute.

Una volta selezionate tutte o il mese di riferimento, la griglia a destra conterrà i dati dei documenti ricevuti.

Nel dettaglio:

  • Seleziona: tramite questo check è possibile selezionare una, più o tutte le fatture.
  • Nome fattura elettronica ricevuta: riporta il nome del file della fattura elettronica
  • Cedente/Prestatore: riporta il nome del Cedente o del Prestatore della fattura (colui che ci ha inviato la fattura)
  • Numero / data fattura 
  • Importo: importo del documento (al netto dell’Iva)
  • Iva: iva del documento
  • Netto da pagare: riporta il netto da pagare per il documento (Es: può essere differente dal totale documento nel caso di parcelle con ritenuta d’acconto)
  • Dettaglio: da qui facendo click su  possiamo vedere il dettaglio del documento ricevuto

Oltre al Nome del file, Fattura numero e Cedente/prestatore troviamo la Data ricezione, l’Idsdi (ovvero il codice attribuito al sistema d’interscambio al documento) e il Cedente committente (ovvero chi è il destinatario della fattura elettronica)

  • Visualizza: permette di visualizzare la fattura elettronica ricevuta, sia secondo lo standard XML FE () che secondo lo standard messo a punto da AssoSoftware(), per maggiori informazioni fare click quiDa qui è inoltre possibile procedere con lo scarico del PDF o dell’XML
  • Data ricezione indica la data nella quale è pervenuto il documento
  • Codici Attività: presente solo nel caso in cui la ditta selezionata abbia più codici attività, permette di indicare il codice attività dove la fattura ricevuta verrà contabilizzata
  • Conferma reg.fattura: Mettendo la spunta su tale check e cliccando su , si confermerà la fattura allo Studio, rendendola idonea alla registrazione. 
  • Reg. fatt.: indica che la fattura è stata contabilizzata dallo studio.
  • Pagamentipermette di indicare i dati relativi al Pagamento del documento. Al click su  viene aperta questa maschera:



Se la relativa opzione è attivata, tale sezione all’apertura viene compilata in automatico con i dati presenti nel file XML. 

Per ogni singolo pagamento può essere indicato:

  • La data
  • L’importo
  • La modalità di pagamento
  • La banca della ditta. Cliccando sul pulsante  sarà possibile accedere alla maschera delle banche della ditta.
  • Confermare il pagamento: Mettendo la spunta su tale check si confermerà il pagamento allo Studio, rendendolo idoneo per la registrazione.

 

Nel caso in cui il documento sia stato pagato in più rate è necessario fare click sul tasto . Viene aggiunta una nuova riga dove è possibile aggiungere l’ulteriore incasso per il medesimo documento.

E’ inoltre possibile inserire una Nota a piacere nel documento, la quale sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione.

Una volta terminato di inserire i dati è sufficiente fare click su  per salvare il tutto.

Tali dati, sebbene non siano obbligatori, verranno poi usati dallo “Studio” per la corretta contabilizzazione del pagamento in prima nota.

Ritornando alla schermata principale, se sono presenti dati per il pagamento confermati la relativa icona sarà colorata in verde , nel caso invece sia presente un pagamento non confermato l’icona avrà colore giallo .

Quando il documento è stato contabilizzato dallo Studio/Commercialista la maschera di dettaglio si presenterà in questo modo:

I Pagamenti e le Note risulteranno essere bloccati in quanto il documento è già stato sincronizzato con lo Studio/Commercialista. Nel caso in cui si voglia comunque aggiungere un pagamento (il quale non sarà comunque sincronizzato con lo Studio) è sufficiente fare click su .

Dopo aver confermato di voler procedere con lo sblocco dei pagamenti, verrà aggiunta in automatico un’ulteriore riga di dettaglio:


 

A questo punto sarà possibile inserire i dati inerenti il pagamento come visto precedentemente. Come suggerito dalla descrizione, i dati inseriti in questa riga non saranno sincronizzabili con lo studio.

  • Nota: permette di inserire una nota a piacimento. La nota sarà poi visibile allo “Studio” nel momento in cui viene la fattura rese idonea per la registrazione. Può essere usata ad esempio per indicare la natura del bene acquistato (Bene strumentale, materiale di consumo ecc…). Al salvataggio o se sono presenti note la relativa icona sarà colorata in verde .
  • Salva: permette di salvare i dati della riga.

Cliccando sul tasto posto in basso a sinistra  sarà possibile aggiungere o togliere le colonne sopra riportate.

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3.1. Creazione distinta XML

Per le fatture passive è possibile generare una distinta in formato XML da caricare nel proprio home banking per poter disporre i bonifici delle fatture selezionate, senza dover reinserire manualmente i dati. Tale file verrà compilato secondo lo standard CBIPaymentRequest versione 00.04.00.

Per poter procedere alla creazione della distinta è comunque necessario che sia presente almeno un codice Iban in Anagrafica Cliente/Fornitore – Banca Ditta. Per la creazione della distinta verrà usato il codice iban della banca ditta impostato come predefinito. Non è comunque necessario che il codice Iban sia abbinato al cliente.

Per maggiori informazioni sull’Anagrafica Cliente cliccare qui.

Selezionando una o più fatture passive in basso a destra sarà visibile il tasto “Crea Distinta”.

Una volta fatto click su tale pulsante verrà aperta una maschera di riepilogo della distinta che si sta andando a creare.

Da tale maschera sarà possibile rivedere e controllare le singole disposizioni di bonifico eventualmente modificando o integrando i dati proposti di default dalla procedura. 

Numero disposizione: indica il numero della disposizione selezionata. Un singolo file può contenere fino a un massimo di 15 disposizioni. E’ possibile scorrere le successive disposizioni tramite le frecce laterali. Se una disposizione contiene un errore bloccante tale campo sarà rosso e accanto sarà riportato il numero di disposizione da verificare.

Importo pagamento: Importo del bonifico.

Beneficiario: Beneficiario del pagamento. Può contenere fino a un massimo di 70 caratteri.

IBAN del Creditore: IBAN del creditore. Qualora non sia contenuto nel documento di cui si sta generando la distinta dovrà essere indicato manualmente. Viene effettuato un controllo di tipo formale sull’IBAN.

Causale documento: Causale della disposizione di pagamento. Di default viene riportato il numero del documento e la data dello stesso. E’ possibile inserire una descrizione a piacere fino a un massimo di 140 caratteri.

Iban di Addebito: Iban di addebito della distinta. E’ comune per tutte le disposizioni. Di default viene preso quello contenuto in Anagrafica Cliente-Rapporti Commerciali-Banca Ditta. Può essere comunque modificato manualmente. Viene effettuato un controllo di tipo formale sull’IBAN.

Data disposizione: data di esecuzione del pagamento. E’ comune per tutte le disposizioni. Di default viene inserita la data odierna ma è comunque modificabile.

 

DISTINTA CON ERRORI BLOCCANTI

Nel caso in cui una o più distinte contengano degli errori che impediscono la creazione del file, verrà segnalato tramite messaggio.

Nell’esempio sotto riportato la distinta numero 5 contiene degli errori di compilazione, pertanto il tasto “Genera Distinta XML” risulta essere disattivato.

Selezioniamo la disposizione numero 5 e vediamo che non è presente l’IBAN del Creditore.

Inserendo l’IBAN l’errore verrà risolto. Pertanto verrà attivato il tasto Genera Distinta XML.

Cliccato su tale pulsante, il file xml verrà creato quindi nella cartella “Download” (percorso di default “C:\Users\*nome utente*\Downloads) e avrà un nome composto da data e ora di creazione del file.

A questo punto, sarà sufficiente caricare l’xml creato nel proprio home banking per poter disporre i bonifici delle fatture selezionate, senza dover reinserire manualmente i dati.

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3.2 Creazione e aggiornamento automatico dei fornitori

La creazione automatica dei fornitori avviene quando in anagrafica clienti/fornitori, pulsante “Opzioni” è stato inserito il check “Creazione automatica del fornitore”. Dalla console fatturazione, è possibile aprire l’anagrafica cliccando nel pulsante posto a fianco dell’anno .

All’interno per abilitare tale funzione è necessario cliccare il pulsante Opzioni.

L’utente può scegliere se si vuol creare tutti i fornitori (opzione che vale per tutti gli anni) per cui è pervenuta almeno una fattura, oppure iniziare solamente a farli creare dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione di creazione).

Tale opzione è possibile definirla scegliendo nella combo tra:

  • Tutte
  • Dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione e che dopo aver salvato l’opzione sarà visibile a video)

I dati che saranno riportati in automatico, se presenti nel file xml, sono:

  • Codice fornitore: numerazione automatica di GB con il primo numero disponibile, successivo dell’ultimo caricato in anagrafica. Se in anagrafica clienti\fornitori non è presente nessun soggetto il numero iniziale da cui partirà è 001.
  • Codice fiscale
  • Stato e Partita Iva
  • Denominazione
  • Cognome / Ragione sociale
  • Nome
  • Sede: indirizzo, numero civico, comune, cap, provincia e regione
  • Telefono
  • Fax
  • Email

Oltre alla creazione, è possibile anche attivare l’aggiornamento automatico dei dati anagrafici dei fornitori presente in area web con quelli indicati nel file XML.

Se è disattivata, i dati dei fornitori presenti nel file XML non saranno riportati nell’anagrafica Web e rimarranno come inizialmente sono stati creati.

Se è attiva in fase di apertura della console su fatture ricevute i dati del fornitore saranno aggiornati in automatico. Anche in questo caso è possibile scegliere se fare l’aggiornamento di tutte le fatture ricevute oppure solo aggiornare dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione di creazione).

Scelte le opzioni di creazione e aggiornamento, è necessario:

  • salvare per attivarle
  • uscire dalla gestione dei clienti fornitori
  • cliccare in un qualsiasi ramo della sezione fatture ricevute

In automatico, sia la prima volta che si attiva l’opzione, sia ad ogni ricezione di una nuova fattura, partirà in automatico il controllo della creazione dell’anagrafiche, se non già presenti.

Se nell’anno per le fatture ricevute sono già presenti le relative anagrafiche, la procedura non evidenzierà nulla e si potrà continuare a svolgere la normale routine.

Se invece vi sono fatture per cui l’anagrafica non è presente, il software effettua la creazione e lo evidenzia tramite report indicando i file presenti e le anagrafiche create.

NB: in caso di fatture pervenute dallo stesso fornitore, questo sarà creato un’unica volta.

Se tale report non vuole essere visualizzato, da “Opzioni Console” è possibile toglierlo indicando il check su “Non visualizzare ogni volta il report dei fornitori creati in automatico”.

Se è necessario ricercare in anagrafica clienti/fornitori i soggetti creati è possibile farlo indicando nel campo di ricerca della colonna “Tipo” la sigla F oppure C/F se lo stesso è sia cliente che fornitore.

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4. Opzioni Console

Da questo menù è possibile definire alcune opzioni per la Console Fatturazione.

   

Fatture di Vendita:

  • Conferma automatica della fattura emessa al momento dell’invio: attivando tale opzione tutte le fatture emesse saranno confermate e rese idonee per la registrazione in automatico una volta che si è proceduto con l’Invio a SdI.
  • Conferma automatica della registrazione della fattura emessa al momento dello scarico della ricevuta di emissione: attivando tale opzione tutte le fatture emesse saranno confermate, e quindi rese idonee per la registrazione, nel momento in cui viene scaricata la relativa ricevuta di emissione dal SdI.
  • Predisposizione automatica degli incassi dal file xml: se tale opzione è attivata, la sezione degli Incassi verrà compilata in automatico in base ai dati – se presenti - della fattura elettronica emessa.
  • Scarico automatico delle ricevute/notifiche all’apertura della console: attivando tale opzione accedendo alla Console Web, qualora siano presenti delle nuove ricevute/notifiche dei documenti, queste vengono scaricate in maniera automatica e viene quindi aperta la seguente maschera di riepilogo:

?

Da qui sarà possibile vedere il numero degli esiti scaricati, ed i relativi stati d’invio.

 

Fatture Ricevute:

  • Conferma automatica della registrazione al momento della visualizzazione della ricezione della fattura: attivando tale opzione tutte le fatture ricevute saranno confermate e rese idonee per la registrazione in automatico appena queste perverranno nella Console Fatturazione
  • Conferma automatica della registrazione al momento della visualizzazione della fattura ricevuta: se tale opzione è attivata, nel momento in cui perverrà una fattura elettronica passiva sarà confermata in automatico al momento della visualizzazione della stessa e resa quindi disponibile per la contabilizzazione.
  • Predisposizione automatica dei pagamenti dal file xml: se tale opzione è attivata, la sezione dei Pagamenti verrà compilata in automatico in base ai dati – se presenti - della fattura elettronica ricevuta.
  • Non visualizzare ogni volta il report dei fornitori creati in automatico: se in anagrafica clienti/fornitori è stata inserita l’opzione “Creazione automatica fornitore – Tutte/Dalla data di attivazione”, all’apertura della console, sia la prima che le successive volte che ci si posiziona sulla sezione delle fatture ricevute, si aprirà la maschera di riepilogo dei fornitori creati (se vi sono fornitori da creare). Se tale maschera non vuole essere vista ogni volta è possibile togliere l’apertura inserendo il check su “Non visualizzare ogni volta il report dei fornitori creati in automatico”.

Tabelle:

  • Righe in tabella: permette di impostare il numero di righe visualizzabili in una singola pagina.

 

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Info: 06 97626328